A tecnologia pode ser uma grande ajuda para aprimorar e otimizar processos burocráticos nos negócios. Por isso, otimizar tudo isso por meio de um aplicativo de ponto eletrônico, de processos financeiros e de gestão de atividades, é fundamental para essa melhoria.

Ele conta com várias funcionalidades que contribuem para a gestão de pessoal e ainda cumpre com todos os requisitos do Ministério do Trabalho. Tornando a empresa mais produtiva e menos focada em processos burocráticos.

O que é um aplicativo de ponto eletrônico?

O ponto online é a forma mais inovadora de controle de jornada atualmente disponível no mercado. Ele permite que os funcionários de uma empresa marquem os horários de sua jornada de trabalho por meio de dispositivos móveis, como celulares ou tablets e, até mesmo, computadores, dispensando o uso de relógios de ponto.

Ele torna a marcação de ponto de uma empresa totalmente móvel, permitindo que os funcionários possam marcar o ponto mesmo fora da empresa.

Como funciona o aplicativo de ponto?

O aplicativo de ponto é uma alternativa ao sistema de ponto eletrônico tradicional, com o diferencial de não exigir a instalação de um equipamento dentro da empresa.

Cada funcionário instala o app em seu celular, tornando o monitoramento de horários mais fácil tanto para as empresas quanto para os colaboradores.

Sistemas de controle de ponto digital, como a MarQ. surgiram a partir da necessidade de reduzir a quantidade de processos burocráticos relacionados ao controle de ponto e à gestão de jornada dos colaboradores nas empresas.

Dessa forma, como o ponto funciona totalmente online, o departamento pessoal tem acesso em tempo real à presença dos funcionários no local de trabalho, facilitando o controle de faltas e atrasos.

Veja algumas atividades que podem ser menos burocráticas com a ajuda do controle de ponto online:

• Espelho de ponto: tanto a criação desse documento quanto a assinatura digital do espelho ponto podem ser feitas através do sistema online em apenas alguns cliques;
• Documentação de Cartão Ponto: o controle de ponto online permite que toda a documentação relacionada às marcações de ponto dos colaboradores seja armazenada na nuvem. Ou seja: muito mais segurança para a sua empresa;
• Controle de Horas Extras: tanto o colaborador quanto os gestores e o RH podem acompanhar as horas extras ao longo do mês. Isso garante que nenhum gasto extra passe despercebido e garante qualidade de vida para os colaboradores.

Essas são algumas entre diversas outras funcionalidades que podem auxiliar no dia a dia e a desburocratizar os processos de gestão de jornada na sua empresa.

O que diz a CLT sobre o aplicativo de ponto eletrônico

A primeira norma a qual precisamos nos ater é o artigo 74 da CLT, que obriga empresas com mais de 20 funcionários a adotarem um sistema de controle de jornada.

Contudo, apesar dessa determinação, o artigo não estabelece um modo específico para esse acompanhamento. Como sabemos, as empresas normalmente adotam quatro sistemas mais comuns: manual, mecânico, eletrônico e alternativo.

A Portaria 1510, publicada em 21 de agosto de 2009 pelo extinto Ministério do Trabalho, é responsável por versar sobre o uso do ponto eletrônico no controle de jornada dos funcionários e colaboradores.

Essa portaria ficou conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico. Pois regulamentou o monitoramento do ponto eletrônico, bem como os sistemas de controle de jornada baseados em tecnologias da informação.

Portanto, antes da Portaria 1510, todas as formas de controle de ponto eram permitidas, desde a anotação em um livro de ponto até o uso de planilhas do Excel.

Com essa nova proposta, todo sistema de controle de jornada precisa passar por uma série de determinações técnicas para ser validado pelo Ministério do Trabalho.

Dessa forma, viu-se a necessidade de buscar por uma forma de controle de ponto que fosse precisa, segura, prática e, mais importante, menos onerosa. Foi aí que surgiu o sistema alternativo.

Aplicativo de ponto eletrônico é legal?

A resposta é sim! Fazer o controle de ponto pelo celular, e outras formas alternativas, já foi liberado por lei. As Portarias que regiam a legislação com relação ao controle de ponto eletrônico eram a 1510 e 373, mas em novembro de 2021 a Portaria 671 atualizou inúmeras normas da Carteira de Trabalho e Previdência Social e revogou às duas outras Portarias.

Ou seja, hoje, a Portaria que garante que esse controle seja feito é a 671/2021, a partir do acordo coletivo entre as partes.

Em 2021, por meio do decreto 10.854, foi instituído o Programa Permanente de Consolidação, Simplificação e Desburocratização de Normas Trabalhistas Infralegais em que agora é permitido:

• Pré-assinalação do período de repouso; e
• Assinalação de ponto por exceção à jornada regular de trabalho.

Quais as vantagens do aplicativo de ponto

Agora que você já conhece algumas atividades do dia a dia que podem ser facilitadas pelo uso de uma ferramenta de ponto digital, vamos para as vantagens do controle de ponto online?

Facilidade no controle de jornada

O aplicativo de ponto eletrônico facilita os registros da jornada de trabalho, uma vez que pode ser feito com ou sem acesso à internet, por meio de tablets, computadores ou celulares, como já dissemos.

Além disso, a ferramenta garante mais segurança a autenticidade dos pontos coletados, pois o registro é pela apresentação de um QR code e pela biometria facial.

Redução de custos

O uso do aplicativo de controle de ponto eletrônico também auxilia na redução de custos da empresa.

A manutenção do software é feita pela empresa fornecedora da solução e não há necessidade de comprar bobinas de papel térmico para imprimir o comprovante de marcação de ponto.

Os colaboradores podem receber esse comprovante diretamente no e-mail, assim que um novo registro é feito.

Segurança dos dados

Outra forma de reduzir os custos é através da eliminação de fraudes no controle de ponto. Com um sistema seguro e tecnológico, as falhas humanas ou as tentativas de burlar horários e frequências estarão extintas.

As informações coletadas são armazenadas em nuvem. Isso significa que todos os dados relativos à jornada dos funcionários ficam disponíveis para consulta por parte do próprio colaborador e de seus líderes.

Dessa forma, com os arquivos na internet, o RH e o DP não correm o risco de perdê-los.

Com essa ferramenta, os empregadores terão um modo mais seguro de armazenar as informações. Sendo computadas em tempo real no exato momento em que o colaborador marcar seu ponto.

Redução de absenteísmo e ociosidade

O aplicativo de ponto eletrônico produz relatórios completos sobre os dados que são lançados no sistema automaticamente.

Esses relatórios, por sua vez, facilitam a vida dos gestores, que terão em mãos todos os dados referentes às jornadas de seus colaboradores.

O app de ponto eletrônico permite o monitoramento de faltas e, até mesmo, da ociosidade dos trabalhadores.

O sistema de controle de ponto com GPS já é uma realidade, fazendo com que seja possível monitorar o deslocamento e as paradas para descanso, através do recurso de geolocalização.

Dessa forma, o líder sabe dia a dia quais colaboradores faltaram, quais chegaram atrasados e quais cumpriram à risca a jornada de trabalho.

Também é possível saber quem está fazendo horas extras, o que confere maior poder de interação do gestor para evitar custos adicionais na folha de pagamento.

Facilidade no manuseio

A interface do app de ponto é intuitiva e simples para o usuário. A solução pode ser descarregada em computadores, tablets e smartphones e acessada em poucos cliques, tanto pelo gestor quanto pelo colaborador.

O registro da entrada e saída de funcionários é feito em tempo real. Você já pode começar a monitorar a jornada de trabalho dos seus colaboradores online, sem a necessidade de outros equipamentos ou softwares de gestão.

Dados atualizados em tempo real

Os dias dedicados a calcular folha de pagamento online não serão mais os mesmos. Com o aplicativo de ponto eletrônico, é possível consolidar os dados dia a dia, sem demora.

Quando chega o momento de fazer o pagamento, é só integrar as informações do aplicativo com o software de folha de pagamento e pronto, a folha poderá ser lançada sem erros nos dados.

Gestão de escalas de trabalho e equipes externas

O app permite uma adaptação ao segmento do seu negócio. Se a sua empresa trabalha com jornada de trabalho flexível, é possível criar, modificar e fazer novas escalas com mais rapidez e facilidade.

Uma simples atualização como essa pode representar uma grande otimização de tempo das pessoas e, portanto, aumento da produtividade do seu negócio.

O aplicativo de ponto eletrônico produz relatórios completos sobre os dados que são lançados no sistema automaticamente.

Esses relatórios, por sua vez, facilitam a vida dos gestores, que terão em mãos todos os dados referentes às jornadas de seus colaboradores.

No caso de equipes externas, se sua empresa realiza entregas, por exemplo, o controle de ponto eletrônico certamente ajudará.

Por meio da ferramenta, é possível fazer checklists de tarefas, cálculos de quilometragem e controle de reembolsos. Dessa forma, sua gestão financeira fica muito mais organizada!

Como escolher o melhor aplicativo de controle de ponto

Antes de mais nada, você precisa entender quais são as demandas da sua empresa e quais gargalos precisam ser solucionados para que os processos sejam otimizados.

Você tem ideia das rotinas do RH e do DP? Sabe quais são as atividades que mais demandam tempo e as mais minuciosas?

Ter essa visão acerca das atividades desempenhadas por esses dois setores é primordial para entender como aliviar a rotina e ter áreas muito mais estratégicas.

Funcionalidades

O seu aplicativo de ponto eletrônico precisa, portanto, contar com todas as funções das quais você precisa para fazer uma boa gestão de horas trabalhadas.

Entre elas, considere a geração de relatórios em diferentes formatos, integração com seu software de folha de pagamento e possibilidade de enviar documentos e justificativas dentro do próprio app.

Listamos algumas das principais funcionalidades para você ficar de olho:

• ponto com endereço;
• banco de horas;
• horas extras;
• escalas de trabalho;
• informações adicionais do ponto;
• relatórios de faltas e atrasos;
• relatórios de visitas e locais de interesse;
• motivos de ajuste;
• absenteísmo;
• assinatura eletrônica da folha de ponto.

Custo para usar o app de ponto eletrônico

O custo para implementação do ponto eletrônico portátil depende do número de colaboradores que a empresa tem.

Mas, independentemente disso, o download dos aplicativos é totalmente gratuito, tanto para os sistemas Android quanto para dispositivos Apple.

Tratamento do ponto

Essa é uma questão que compete mais ao setor de RH. Ao final do mês, o responsável pela folha de ponto precisa realizar um tratamento dessas informações antes de lançar no sistema usado pela empresa.

Um colaborador faz, no mínimo, quatro marcações de ponto diariamente. Imagina quão trabalhoso seria fazer o tratamento em uma empresa com 200 funcionários?

Além disso, é uma tarefa desnecessária, se pararmos para pensar que um simples app de ponto eletrônico poderia fazer isso automaticamente.

Esse é um processo fundamental para que a folha de pagamento seja gerada de maneira correta, por isso é ideal automatizar esse processo para evitar erros.

A importância do controle de horas extras

Quando a empresa admite a realização de horas extras, pode acontecer de os colaboradores decidirem aumentar a sua jornada de trabalho diária tanto para adiantar o cumprimento de tarefas, quanto para aumentar seu ganho mensal.

Há empregadores que entendem a realização de horas extras como bom sinal, porque pode acelerar os resultados e contribuir para o crescimento do negócio.

Mas, sem um bom controle de ponto, fica difícil saber até que ponto o montante a ser acrescido na folha salarial justifica esse trabalho extra.

Além disso, sem um aplicativo de ponto eletrônico, empregadores e colaboradores estão sujeitos a inconsistências nos registros de ponto.

Uma situação que pode facilmente levar à abertura de ações trabalhistas por pagamento indevido de horas.

Contudo, se a empresa não tiver registros consistentes, não terá como provar como chegou ao valor pago, aumentando suas chances de perder o processo.

Faça um Teste Avaliativo

A MarQ. oferece a possibilidade de fazer um teste grátis utilizando todas as funcionalidades do sistema. Assim, é possível ver na prática como a plataforma funciona e conhecer todos os seus benefícios no dia a dia.

Quer saber mais? Faça um teste gratuito da plataforma!