O ponto eletrônico, é uma das maneiras mais seguras para realizar o registo e controle de jornada de trabalho. Todas as informações são armazenadas em nuvem, além disso, apenas as pessoas autorizadas têm acesso ao mesmo. Mas afinal, quais são os reais benefícios para sua empresa aderir a esse modelo?

Podemos citar alguns exemplos, como mais confiança entre os gestores e colaboradores, afinal ambos tem acesso às informações, de forma rápida e simples. Para os gestores a visualização em  dashboard ainda melhor, pois, é possível identificar profissionais faltosos, horas extras inadequadas e outras questões.

Esse modelo de tecnologia são legalizadas? A resposta é sim, existem leis e portarias que permitem o uso desse sistema para os registros de jornadas. Então, as empresas que adotam um mecanismo como esse são beneficiadas e respeitam a legislação trabalhista.

Além disso, com as novas tecnologias são uma maneira de levar o seu negócio para o futuro, atingindo a eficiência operacional e a maturidade digital. Aliás, qualquer empresa pode aderir a nossa tecnologia, afinal a MarQ é referência em trazer inovação para o RH.

Com o nosso sistema é possível automatizar as rotinas e deixar o RH menos sobrecarregado, permitindo a tomada de decisões estratégicas, visando o futuro da empresa.

O que é ponto eletrônico?

Os registros manuais são coisas do passado, mas infelizmente muitas empresas continuam usando esse modelo tão retrógrado.

De forma simples, o ponto eletrônico tem objetivo de registrar as entradas e saídas dos colaboradores. Fora isso, devem fazer as batidas na hora dos intervalos, como no momento do almoço.

Com os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (REP) os negócios podem entrar em uma nova era! É oportuno lembrar que esses sistemas são regulamentados pela Portaria 671, bem como os sistemas alternativos de ponto e os sistemas de ponto por programa.

O que é ponto eletrônico e como ele funciona nas empresas?

O ponto eletrônico é um sistema informatizado que registra os horários de trabalho dos colaboradores por meio de um equipamento eletrônico. Dependendo do aparelho utilizado, esses registros podem ser marcados por biometria, cartão de ponto, senha ou até mesmo por reconhecimento facial.

Logo, o aparelho utilizado para registrar o ponto possibilita que todos os dados sejam marcados e armazenados.

Entretanto, bater ponto vai muito além de simplesmente registrar os horários de trabalho.

Isso envolve toda a gestão de ponto, que consiste em estabelecer jornadas aos funcionários, investir em uma boa forma de controle e, principalmente, estar em dia com a legislação.

Para isso, as empresas têm buscado por opções  modernas, e cada vez mais eficientes.

Todavia, antes de escolher um modelo para sua empresa, você precisa estar atento ao que diz a legislação trabalhista a respeito do ponto eletrônico.

Por que o livro ponto é coisa do passado?

É de suma importância acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores, seja para otimizar a distribuição das demandas ou identificar gargalos de produtividade. Então, o livro ponto é uma forma de fazer essa gestão, ele é permitido por lei, só que carrega consigo uma série de desvantagens.

De fato, ele se resume a uma simples folha, onde o funcionário aponta as horas trabalhadas. Além de ultrapassado, este método esconde alguns riscos, que listamos abaixo:

•       Informações incorretas;
•       Possibilidade de fraudes;
•       Risco de extravio;
•       Dificuldade de localizar as informações;
•       Alto tempo para tabulação dos dados;
•       Possibilidade de erro humano na transcrição das informações;
•       Horário britânico.

Diante de tantos complicadores, o livro de ponto é realmente um “barato que pode sair muito caro”. Além disso, o retrabalho é algo comum, já que alguém do RH terá que avaliar todas as anotações ao fechar a folha de pagamento. Por isso, se você pretende reduzir custos, a melhor alternativa é o ponto eletrônico.

Portaria 671: o que diz a lei sobre ponto eletrônico?

Atualmente as empresas podem adotar até mesmo formas alternativas de registro, usando computadores e celulares, por exemplo. Tudo isso está previsto na legislação!

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho, foi publicada em 2021, atualizando e substituindo as antigas portarias 1510 e 373, e regulamenta o uso do ponto eletrônico nas empresas. Além disso, determina todas as normas que deveriam ser seguidas pelas desenvolvedoras desses sistemas.

Segundo a Portaria, os sistemas alternativos de registro de ponto são permitidos, possibilitando que o trabalho remoto percorra novos rumos. Entretanto, as empresas precisam estar alinhadas  com uma convenção ou acordo coletivo de trabalho que permita a adoção dos sistemas alternativos, em caso de uso do REP-A.

Se a sua empresa ainda não faz a gestão de ponto, cuidado! Você pode estar correndo sérios riscos trabalhistas. Aliás, se um fiscal da Secretaria do Trabalho visitar a empresa, pode receber um TAC, processos, ações trabalhistas ou multas! Afinal, qualquer empresa com 20 colaboradores ou mais precisa registrar as jornadas de trabalho por lei.

Plataformas para registro elêtronico

Existem múltiplas formas de registro de ponto, bem interessantes. Desse modo, é possível que a área de Recursos Humanos encontre opções para tornar o setor mais dinâmico e evitar a perda de tempo com retrabalhos.

Hoje, por exemplo, os colaboradores não precisam mais ficar em uma fila esperando a sua vez para que possam registrar a presença. Afinal, os modelos são muito mais rápidos e permitem mais autonomia para os profissionais no momento das marcações.

Ponto por navegador

O ponto por navegador consiste em uma forma de registrar a jornada de trabalho, geralmente, por meio de um computador. Neste caso, não necessário fazer o download de nenhum aplicativo, basta abrir o navegador, fazer o login no sistema e realizar a sua marcação.

É uma possibilidade capaz de tornar a gestão de ponto mais veloz e eficaz. É normal que colaboradores formem filas em torno de um relógio de ponto físico, ainda mais em grandes empresas. Por outro lado, ao adotar o ponto por navegador essa condição é superada.

É algo que está de acordo com as normas da categoria REP-P da Portaria 671, sendo uma modalidade interessante para quem atua em home office. Enfim, é algo que traz mais agilidade, confiabilidade, segurança e dados em tempo real. A área de recursos humanos pode utilizar esse sistema para facilitar a gestão de times remotos, por exemplo.

A Marcação Online é uma das opções de registro que a MarQ entrega ao mercado,  com liberação via login, senha e IP. Nosso modelo é intuitivo e permite marcações de ponto em poucos segundos.

Ponto eletrônico no celular

Já é possível fazer marcações de jornada por meio de smartphones! O ponto eletrônico no celular é uma forma simples de garantir os registros, apenas em alguns cliques, permitindo que as informações fiquem armazenadas em um local seguro. Aliás, ele também está de acordo com o REP-P da Portaria 671.

Essa é a melhor alternativa para as empresas que possuem colaboradores externos. No passado eles precisavam fazer as anotações na folha ponto, gerando retrabalho e ainda, muitas vezes, trazendo inconsistência para as anotações que eram feitas.

Tecnologia na gestão de ponto eletrônico

A gestão de ponto eletrônico normalmente é realizada com o auxílio de aplicativos, que servem para substituir as planilhas e anotações manuais. Dessa forma, basta que o colaborador faça seus registros e os dados são cadastrados automaticamente, ficando salvos na nuvem e disponíveis para conferência em tempo real. É algo que contribui bastante para a área de Recursos Humanos.

Com o uso da tecnologia, é possível garantir mais segurança para as informações. Além disso, os gestores passam a ter dados em tempo real na palma da mão, basta alguns cliques para que possam conferir as informações.

É algo essencial para grandes empresas, que possuem unidades em mais de uma cidade. Afinal, é muito mais complicado reunir informações, o que leva tempo e pode prejudicar a tomada de decisões. Por outro lado, ao adotar este conceito as informações passam a ser muito mais estratégicas.

Assim, fica bem mais fácil identificar colaboradores que estão fazendo horas extras indevidas. Ou então aqueles que estão chegando atrasados e comprometendo a produtividade do negócio. Mas, com a gestão de ponto eletrônico é possível superar todas essas condições.

Por que migrar do cartão de ponto para o ponto eletrônico online?

O registro correto da jornada de trabalho dos funcionários facilita bastante o trabalho de gestão de pessoas de uma empresa.

Consequentemente, isso evita problemas comuns, como discussões sobre horas extras, controle de banco de horas e problemas com processos trabalhistas envolvendo a jornada dos colaboradores.

Porém, para que isso não aconteça, a solução pode estar justamente em mudar o sistema de marcação de ponto utilizado atualmente pela sua empresa.

Você deve estar pensando que migrar tudo que você já tem para um outro tipo de controle de ponto deve ser um grande trabalho.

Mas, fique tranquilo! Para quem já tem um relógio de ponto, migrar para o ponto eletrônico online não é uma tarefa difícil, visto que as equipes de RH já estão acostumadas a operar sistemas de controle de jornada e os funcionários já estarão acostumados a bater ponto.

Todavia, antes de migrar para um sistema de controle de ponto online, você precisa entender quais serão os benefícios e porque essa é a melhor escolha para sua empresa.

Por isso, separamos 4 quesitos que mostram os principais benefícios desse modelo de controle de ponto.

1. Redução de custos

Quando falamos em controle de ponto online, uma das primeiras vantagens que podemos citar é a redução de custos.

Como vimos ao longo desse texto, o ponto eletrônico online é um sistema que funciona em nuvem. Logo, para começar a usá-lo, a sua empresa não precisa arcar com insumos ou um aparelho específico.

Um simples tablet ou celular podem realizar a marcação do ponto, sem nenhum problema.

Além disso, com o sistema alternativo, não é preciso comprar a licença de um software a mais. Isso porque, o próprio sistema que é utilizado para marcação, também é utilizado para o tratamento do ponto.

E, na maioria das vezes, eles possuem uma forma de assinatura mensal com planos, de acordo com a quantidade de funcionários da sua empresa.

Assim como a sua manutenção, por não ser um “aparelho físico” ele não demanda nenhum tipo de manutenção local de um técnico. Diferente do REP que, quando apresenta alguma falha, é necessário realizar uma manutenção e demanda um alto custo.

Isso sem contar no tempo em que sua empresa ficará sem o aparelho para os funcionários registrarem os horários, causando uma grande dor de cabeça.

Então, nesse quesito, o ponto online apresenta mais vantagens , já que não tem custos de infraestrutura, compra de aparelho específico, insumos e gastos com manutenção.

2. Fácil e intuitivo

O controle de ponto eletrônico online é uma ferramenta completa. Com ele, é possível organizar jornadas e escalas de trabalho em poucos cliques.

Isso quer dizer que a sua equipe não precisará mais lidar com os sistemas antigos, lentos e arcaicos, que acabavam tornando o fechamento da folha de ponto uma rotina desgastante.

No ponto online, isso muda completamente, já  que a própria interface do sistema é feita para ser mais agradável, e para que a sua equipe consiga tirar todas as informações necessárias de forma eficiente e otimizada.

A proposta, então, é oferecer um sistema inovador e seguro, que facilite a gestão do horário dos empregados.

3. Facilita a gestão do horário dos empregados

Quando uma empresa utiliza o REP, obrigatoriamente ela necessita do SREP, que é o sistema de tratamento dessas informações.

Isso porque o REP é apenas o equipamento que registra os horários do colaborador. Ele necessita de sistemas complementares para tratar os pontos batidos, ou seja, não identifica o que é atraso, hora extra ou faltas.

Portanto, para calcular esses apontamentos, é preciso adotar um sistema complementar, que identifique e trate estes dados com base na jornada do funcionário registrada no sistema.

Com o registro de ponto alternativo, nada disso é necessário. A sua empresa consegue acompanhar em tempo real todas as marcações de ponto realizadas, sem que seja preciso extrair as informações do aparelho.

Ele também calcula de forma automática e diária os registros dos colaboradores. Isso quer dizer que, ao passo em que o colaborador vai registrando o ponto, o sistema já vai somando suas horas e faz os apontamentos, de acordo com a jornada de trabalho cadastrada.

No ponto online, você fica sabendo de tudo o que acontece na jornada dos funcionários.

Portanto, você pode anexar atestados ou lançar dispensas, a qualquer hora, sem precisar deixar todas as informações acumuladas ao longo do mês.

Além disso, o próprio colaborador pode inserir observações em sua folha de ponto, e dividir a tarefa de tratamento com o RH ou gestor da sua área.

Dessa forma, caso haja algo que ele queira ressaltar, como por exemplo: justificar o motivo de ter trabalhado a mais em determinado dia.

Para isso, basta que ele faça o acesso com permissões de funcionário e adicione a sua pendência.

4. Cálculo automático

O cálculo de horas trabalhadas é algo bastante cansativo para todas as empresas. Por isso, ter um sistema que facilite esse trabalho pode otimizar bastante a rotina.

No ponto alternativo, como vimos, as horas registradas são somadas automaticamente.

Mas, não é só isso, o sistema também é capaz de identificar horas extras, horas noturnas, sobreaviso e possui diferentes regras de cálculo e fatores de transformação.

Esses são apenas alguns dos benefícios do ponto eletrônico online. A MarQ é um desses sistemas, e ele possui inúmeras ferramentas que podem facilitar o dia a dia da sua empresa e reduzir custos.

Sistema em nuvem facilita armazenamento e acesso das informações

O uso de sistema em nuvem tem sido algo cada vez mais corriqueiro na vida e no trabalho. Eles armazenam informações em servidores oferecidos por empresas que lidam com tecnologia. Assim, entregam grandes vantagens em comparação com softwares instalados nas máquinas físicas:

•   Permitem uma infraestrutura mais enxuta;
•   Aumentam a flexibilidade dos investimentos;
•   Permitem a gestão de qualquer lugar e a qualquer hora.

Em termos de tecnologia, a nuvem equipara as pequenas e grandes empresas. Afinal, permite o uso da mesma infraestrutura de soluções, o que pode deixar sua empresa mais competitiva. Além disso, garante segurança jurídica ao permitir o controle de documentos e dados trabalhistas.

Informações em tempo real de qualquer lugar

A tecnologia contribui para que a gestão de pessoas deixe de ser uma responsabilidade exclusiva do RH. Atualmente é possível ter acesso a informações em tempo real em qualquer lugar, o que ajuda demais os profissionais do setor. É possível tomar decisões no momento em que as situações acontecem.

Os dados laborais passam a fazer parte do dia a dia dos líderes, trazendo mais autonomia e agilidade, permitindo fazer escolhas assertivas e se antecipar diante de possíveis crises. Com as informações organizadas e disponíveis, os responsáveis conseguem gerir com mais eficiência seus times. Dessa forma, cada gerente concilia o perfil dos colaboradores e as estratégias da empresa.

Relatórios preditivos para um RH estratégico

O ponto eletrônico é capaz de fornecer relatórios ideais para um RH estratégico, integrando as políticas do setor aos objetivos gerais do negócio. Mas, vai além de inserir profissionais de RH no planejamento estratégico. Então, é necessário avaliar bem todas as ações que devem ser tomadas para chegar aos resultados desejados.

Com esse modelo de atuação as atividades são alinhadas aos objetivos globais da empresa. Entretanto, vale frisar que é preciso repensar tudo desde o início, onde é necessário que o RH prepare estratégias de comunicação, capacitação e motivação, para que a empresa atinja os melhores resultados.

Então, com os relatórios proporcionados pelo tratamento de ponto é possível entender o que precisa ser feito. Aliás, as informações se tornam mais seguras em relação às anotações feitas à mão. Assim, os profissionais conseguem identificar as situações antes que elas se repitam, facilitando a tomada de decisões.

A tecnologia na gestão de ponto eletrônico é excelente! Existem softwares e aplicativos que auxiliam na avaliação dos horários de chegadas e de saídas. Os trabalhos podem ser automatizados, não é mais necessário avaliar pilhas de documentos de forma manual. Enfim, é um investimento importante, pensando nas decisões assertivas.

Como escolher o melhor sistema de ponto eletrônico?

Agora você já sabe tudo o que envolve ponto eletrônico, desde a tecnologia embarcada até a legislação vigente. Aliás, nos próximos anos os softwares de ponto devem ganhar ainda mais espaço. Mas, como escolher um sistema de registro de ponto?

A MarQ conta com diversas aplicações pensadas para facilitar a gestão de jornada dos colaboradores, além de automatizar a rotina do RH. Nosso DNA inovador está presente:

• Cumprimento das normas regulamentadoras e da legislação trabalhista;
• Tecnologias  e sistema em nuvem capazes de entregar informações em tempo real e acessadas de qualquer lugar;
• Uso de reconhecimento facial, credenciais de acesso e geolocalização para garantir a veracidade no registro de ponto;
• Entrega de relatórios sobre o capital humano, fundamentais para auxiliar na tomada de decisões mais assertivas sobre o negócio;
• Automatização de rotinas do setor, capaz de aumentar a produtividade do RH, tornando-o mais estratégico.

Que tal aproveitar tudo o que a tecnologia tem a oferecer para o seu negócio?