O ponto digital é uma das ferramentas que mais contribuíram para a transformação digital e otimização de processos na rotina das empresas nos últimos anos.
Controlar a frequência dos colaboradores nunca foi uma tarefa fácil, afinal, cada funcionário faz, por dia, pelo menos quatro marcações de ponto. Geralmente ao longo de um dia de trabalho são marcados o ponto de entrada, almoço ida e volta, e fim do expediente.
Todas essas informações consolidadas ao final do mês se transformam em uma soma de horários, cabe ao RH realizar o tratamento dos dados para tirar os apontamentos das jornadas de trabalho.
O problema é que muitas empresas ainda dependem de sistemas ultrapassados para realizar essa tarefa, e quanto maior o quadro de funcionários, mais complicada e demorada se torna a gestão do ponto.
Em alguns casos mais críticos, o fechamento de ponto chega a fazer com que os responsáveis fiquem mais de duas semanas apenas nessa tarefa. Por consequência, essa demanda atrasa outros processos e traz prejuízos para a organização.
Seria muito mais fácil se tivesse uma forma melhor de realizar o controle de jornada, não é mesmo?
A boa notícia é que hoje em dia sua empresa não precisa mais perder muito tempo no controle de jornada, graças a sistemas como o da MarQ.
E nesse texto você irá descobrir o porquê e como o ponto digital otimiza os processos do RH.
O que é o controle de ponto?
O ponto é o nome dado para o registro de entrada e saída do colaborador ao trabalho. E o controle de ponto é a gestão desses registros. A gestão é feita pela empresa e pelos setores responsáveis, em sua maioria setores de Departamento Pessoal e Recursos Humanos.
O controle de ponto pode ser feito por sistemas eletrônicos, mecânicos, digitais e manuais. Cada um possui suas próprias particularidades, mas todos servem para um mesmo fim: registrar as informações de jornada de trabalho de todos os colaboradores.
O que é ponto digital?
O ponto digital é um tipo de controle de jornada que representa uma alternativa aos sistemas de ponto tradicionais. Ele traz em sua composição a automatização e a digitalização da marcação de ponto.
Ao pesquisar por ponto digital na internet você provavelmente encontrará diversos aparelhos de relógio de ponto, mas o que trataremos neste texto é totalmente diferente.
Aqui você irá descobrir como funciona a versão mais avançada da tecnologia de gestão de jornada.
Como funciona o ponto digital?
O ponto digital funciona por meio de um sistema de ponto eletrônico com funcionamento em nuvem. Isso quer dizer que ele não necessita de fios ou qualquer conexão a cabo para seu funcionamento.
Basta que o sistema seja configurado com as informações da sua empresa para começar a funcionar.
Então, a partir do momento em que o colaborador registra o seu ponto, todas as informações são armazenadas em um servidor. Com isso, elas podem ser consultadas a qualquer momento, sem a necessidade de extrair as informações e passá-las para outro sistema.
Qual a importância do controle de ponto?
O controle de ponto, além de ser uma exigência para empresas com mais de 20 colaboradores, também evita inúmeros problemas e processos trabalhistas e garante a organização com relação a jornada de trabalho dos funcionários.
É também pelo fechamento da folha de espelho ponto que a empresa consegue identificar quanto precisa pagar para cada funcionário na folha de pagamento.
Quando o controle de ponto é feito de forma manual, a empresa fica vulnerável a possíveis erros operacionais.
Então os principais motivos para se fazer o controle de ponto são:
- Evitar processos trabalhistas: com a documentação correta a empresa garante a veracidade das informações de jornada de trabalho dos colaboradores, comprova o pagamento correto da folha e tem indicadores para diminuir a hora extra de funcionários.
- Ter controle sobre a jornada de trabalho dos colaboradores: dessa forma a empresa e colaborador garantem o pagamento correto de horas extras, férias, 13º entre outros.
- Redução de custos, erros operacionais e otimização de tarefas do DP e RH: a partir de um sistema de controle de ponto digital, os setores responsáveis pelo fechamento do espelho ponto, ajustes, abonos, entre outros aspectos da jornada
Qual a diferença do ponto digital para o relógio de ponto?
As maiores diferenças entre o ponto digital e o relógio de ponto estão na mobilidade e funcionamento.
Os relógios de ponto precisam estar conectados à cabos e estarem fixos em alguma parte da empresa. Além disso, para seu funcionamento, eles precisam de um sistema auxiliar chamado de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).
Já o ponto digital é totalmente móvel e não precisa de cabos ou sistemas auxiliares. Ele por si só já é um sistema completo, desenvolvido para captação dos pontos, tratamento e gerenciamento de jornada.
Ponto digital é seguro?
Muitas empresas possuem certo receio quando se trata de ponto digital, por ser uma tecnologia considerada nova.
Entretanto, a verdade é que ele se prova muito mais seguro do que relógios de ponto convencionais, já que é incorporado a diversas medidas de segurança que garantem o seu funcionamento.
Mas falando sobre segurança, a seguir você encontra os motivos que tornam esse sistema uma das opções mais seguras para sua empresa.
Proteção contra fraude
Os sistemas digitais passam por diversos testes de segurança da informação antes de começar a funcionar. Além disso, também apresentam suas próprias medidas de segurança e proteção contra fraudes. As principais são:
- Reconhecimento facial e voz;
- Geolocalização;
- Senha ou QR Code.
Entenda melhor como elas funcionam.
Reconhecimento facial
O reconhecimento facial no ponto digital funciona de forma super simples.
No momento em que o colaborador registra o seu ponto ele se posiciona para uma foto, a imagem dele é capturada e comparada com as demais armazenadas no banco de dados do sistema.
E assim, é feito o reconhecimento facial, com base na comparação das imagens armazenadas, é como se o sistema aprendesse o rosto do colaborador e com isso, identificasse sua imagem toda vez que ela aparece, a isso é dado o nome de biometria facial.
No caso de alguma inconsistência, na imagem capturada o sistema envia uma notificação ao gestor que pode verificar se foi realmente aquele colaborador que marcou o ponto.
Geolocalização
Por ser totalmente móvel, as empresas possuem receio de que com o ponto por aplicativo os colaboradores façam as marcações fora da empresa ou marquem o ponto depois de saírem, forçando uma hora extra.
Mas, para barrar essa prática existe a geolocalização. Ela atua fazendo o reconhecimento do local em que foi marcado o ponto.
Dessa forma, você tem a certeza de que o colaborador bateu o ponto no local previamente autorizado e combinado. E, assim como o reconhecimento facial, o sistema também notifica o gestor no caso de alguma inconsistência.
Senha ou QR Code
Outras duas medidas de segurança usadas pelo ponto digital são a senha ou QR Code.
A senha utilizada no sistema é pessoal e intransferível. Para o colaborador iniciar o seu processo de registro antes ele precisa digitar sua senha, confirmar o seu nome na tela, e então bater o seu ponto.
A mesma coisa para ponto por QR Code, para iniciar a marcação de ponto, é necessário que o colaborador apresente sua etiqueta ao sistema, para que ele seja reconhecido e então o processo de marcação comece.
Essas são apenas algumas das medidas de seguranças de um sistema de ponto digital, e, se tiver interesse, você pode conhecer as outras marcando uma conversa com um de nossos consultores. Eles te mostrarão como elas funcionam na prática. Não perca tempo e agende já uma demonstração!
Mas, além de ser um sistema seguro, ele também é adequado à lei? A resposta é de que sim! Afinal, não basta ter inúmeras medidas de segurança se não respeitar as exigências da lei.
Ele é homologado pelo ministério do trabalho?
Assim como os aparelhos de registro de ponto, o ponto digital também precisa seguir todas as recomendações do Ministério do Trabalho. Por isso, ao buscar um sistema desses para sua empresa, pergunte se ele segue todas as regras e recomendações da Portaria 373.
Essa portaria regula o uso do ponto digital nas empresas e propõe algumas regras para seu funcionamento.
A MarQ é um dos sistemas que é adequado tanto para a Portaria 1510, que instrui sobre tratamento de ponto, quanto para a Portaria 373 para funcionamento como controle de ponto alternativo. Trazendo assim dupla segurança para sua empresa.
Agora que você sabe tudo sobre a segurança do ponto digital, precisamos falar melhor sobre suas vantagens e funcionalidades.
O ponto digital possui integração?
Sim, o ponto digital é tão avançado que possui integração com os mais variados sistemas de folha de pagamento. Isso faz com que você exporte as informações da jornada para o sistema de folha em poucos cliques.
Com isso, o seu tratamento de ponto será muito mais rápido e você poderá consultar as informações em tempo real, o que não é possível nos sistemas tradicionais.
Quais as vantagens do ponto digital?
Com tudo o que falamos até agora, você já viu que o ponto digital é muito mais eficiente do que qualquer planilha ou sistema ultrapassado. Mas não acaba por aí, ele tem mais vantagens que são importantes mencionar.
Separamos seis vantagens para você entender melhor, são elas:
- Inovação;
- Bom custo benefício;
- Implantação e suporte online;
- Ponto no home office;
- Indicadores sobre a frequência.
Inovação
Quem busca o ponto digital, com certeza quer inovar e ter uma alternativa ao sistema já utilizado na empresa.
Essa é uma das maiores vantagens desse tipo de controle de jornada, ele traz as maiores e mais inovadoras tecnologias ao seu RH, tornando o que era ineficiente em algo muito mais prático e funcional. Dando adeus a papelada e as horas de trabalho dedicadas a um único processo.
Bom custo benefício
Além das horas extras que a sua empresa paga ao setor de RH ou DP toda vez que eles precisam ficar até mais tarde para resolver os problemas de gestão de ponto, usar um sistema ultrapassado ainda gera gastos como insumos do relógio de ponto, manutenção e sistemas auxiliares.
O bom é que com o ponto digital tudo isso fica no passado. Por ele funcionar em dispositivos móveis, você não precisa mais de um único aparelho específico, basta utilizar um tablet, um celular ou até mesmo um computador para realizar a marcação de ponto.
Sem contar que o ponto digital também não precisa passar por nenhuma manutenção ou compra de insumos. Ele funciona de forma online com funcionamento em nuvem, então pode riscar da lista manutenções, compra de licenças, ou qualquer tipo de insumo.
Implantação e suporte online
Nada de ficar esperando um técnico de instalação na sua empresa, o ponto digital possui implantação totalmente online.
Aqui na MarQ, após contratar o sistema, você pode marcar um horário com a pessoa responsável e ela te guiará e te auxiliará em todo o processo de implantação, até que a sua equipe esteja 100% familiarizada com o sistema.
E, não se preocupe, caso surja alguma dúvida após o processo de implantação, você ainda poderá contar com um suporte de rápido atendimento e também com o suporte online, que traz tutoriais de todas as funções do sistema.
Ponto no home office
Com toda a mudança de rotina causada pela pandemia do coronavírus, as empresas precisaram migrar às pressas para o trabalho remoto.
Nessa mudança, algumas organizações abriram mão de controlar a frequência e não sabem exatamente quanto seus colaboradores estão trabalhando no home office.
O problema é que isso pode ser um risco para sua empresa. É como trabalhar no escuro, você não sabe se o colaborador já iniciou seu expediente, se já terminou o dia ou se está trabalhando por mais tempo do que deveria.
A saída para isso é a marcação de ponto pelo celular. Com o ponto digital, você terá controle da sua operação mesmo à distância.
Com ele, você poderá saber o status das jornadas dos funcionários, monitorar o banco de horas ou horas extras. E por fim, garantir que eles estejam cumprindo a jornada conforme manda a legislação e, claro, ter mais informações sobre o dia a dia da sua empresa.
Indicadores sobre a frequência
Como falamos no tópico anterior, o controle de ponto traz mais segurança e permite que o RH esteja mais perto do dia a dia dos colaboradores. Mas além disso, ele pode te trazer ótimos indicadores de frequência.
O sistema MarQ, por exemplo, possui diversos relatórios gerenciais que tratam sobre absenteísmo, horas extras, banco de horas, entre outros indicadores.
Em poucos cliques você extrai aquele relatório que a diretoria pediu “para ontem”. Além disso, pode observar gráficos em tempo real e visualizar informações separadas por setor, local de trabalho e, até mesmo, de funcionários.
Essas são as principais vantagens do ponto digital, ele não é apenas um sistema de marcação de ponto, é um sistema completo de gestão de jornada com muitos benefícios para sua empresa.
Por que fazer o controle de ponto online na sua empresa?
Dentre todas as opções de controle de jornada de trabalho, o controle de ponto online é a opção mais completa e segura. Saiba o porquê abaixo:
Armazenamento de dados na nuvem
A partir do armazenamento em um sistema como o da MarQ, todas as informações de jornada de trabalho dos colaboradores permanecem salvas em uma nuvem, que tanto gestores como o setor de RH possui acesso a qualquer momento do dia.
Ou seja, para extrair informações para uma possível auditoria, a empresa consegue extrair em poucos cliques, sem problemas com instabilidade do sistema ou perda de informações ao longo do tempo.
Evitar processos trabalhistas
Com todas as informações de registro de ponto e um controle de jornada de trabalho descentralizado, a empresa consegue acertar nos cálculos para pagamento da folha de pagamento, INSS, horas extras, entre outros.
O colaborador também possui essa visão mais completa sobre a própria jornada, e tem a certeza de que não haverá fraudes nos pontos já registrados.
Redução de custos
O controle de ponto online é uma das alternativas mais em conta, além de otimizar o trabalho do departamento que cuida dessas atividades administrativas, também evita complicações financeiras da empresa por conta de processos trabalhistas evitados.
Otimização de tempo para gestão de pessoas
Com uma plataforma digital, o RH e DP possuem todas as informações de jornada de trabalho em mãos, dessa forma, fazer o fechamento do espelho de ponto, emitir relatórios gerenciais, e acompanhar a jornada de cada colaborador fica muito mais fácil.
Cálculos que antes seriam feitos de forma manual, se tornam otimizados e muito mais simples.
Controle de faltas e abonos
Com um sistema de ponto digital descentralizado, o colaborador pode fazer a solicitação de ajustes e justificar abonos ou faltas diretamente pela plataforma da MarQ.
Ele anexa os documentos que validam o abono, solicita o ajuste para o gestor responsável, e o gestor, diretamente pela plataforma, pode fazer a aprovação do ajuste.
Como o ponto digital otimiza as rotinas do RH?
Depois de descobrir as maiores vantagens do ponto digital, você deve estar se perguntando como de fato esse sistema otimiza as rotinas do RH.
Vamos falar sobre isso agora.
Diversas formas de registro de ponto
Começando pelo básico, o sistema deve ser capaz de registrar o ponto. Mas é importante que ele não tenha apenas uma forma de fazer esse registro. Por isso, diferente do relógio de ponto, o ponto digital é capaz de registrar o ponto por diversos meios.
Isso facilita a rotina da sua empresa e evita aquela situação de “relógio de ponto quebrado”. Com mais de uma forma de marcar o ponto, seus colaboradores não terão desculpas para não registrar sua jornada.
Sistema único
Como já comentamos nesse texto, o ponto digital é um sistema único. Isso facilita muito a rotina, já que você consegue consultar ou inserir informações a qualquer hora, basta abrir o sistema.
Não precisa puxar informações do relógio, nem esperar até o final do dia. As informações estão ao seu alcance em poucos cliques.
Cálculo de horas automático
Conforme os registros vão acontecendo, o sistema vai calculando as horas diárias dos colaboradores e separando-as de acordo com a jornada pré-cadastrada.
Quantas horas o colaborador fez de adicional noturno? Ou de hora extra? O sistema te mostra todas essas horas consolidadas e separadas. Ou seja, acaba com aquela planilha de cálculo de horas ou com o cálculo à mão.
Isso também evita a ocorrência de erros humanos, que podem trazer problemas para as empresas.
Gestão de banco de horas
Toda empresa tem as suas particularidades em relação ao banco de horas. Algumas possuem um cálculo de banco de horas simples, já outras apresentam regras de cálculo mais complexas.
O sistema precisa se adequar à sua necessidade, e oferecer uma gestão de banco completa.
Isso vai desde o armazenamento das horas, até a transformação dessas horas em relação à sua regra de cálculo, à baixa do banco e à manutenção dele.
E essa é uma das tarefas que o ponto digital pode auxiliar a sua empresa, o que torna o processo de gestão de banco mais rápido e menos complicado.
Mas, e se o funcionário quiser burlar o sistema de ponto?
Bom, essa será uma tentativa fracassada. No sistema MarQ, os colaboradores possuem acesso limitado a correções simples, e qualquer alteração que ele fizer ficará gravada no sistema.
Além disso, o travamento é feito em duas etapas. Primeiro, o funcionário faz a gestão da folha. Depois, o gestor confere todas as alterações e trava a folha. Uma vez que ela é travada, o funcionário não consegue alterar mais nenhuma informação.
Agora, imagine o tempo que o seu RH pode economizar no tratamento de ponto se a folha chegar já toda organizada e completa. Porém, se a sua empresa não quiser fazer o tratamento dessa forma, também é possível que só o RH faça ou que o tratamento ocorra entre gestor e RH.
O melhor é encontrar uma maneira que funcione para sua empresa e, para isso, o ponto digital possui todas essas facilidades.
Fechamento de ponto
Depois de todo o tratamento do ponto, chegou a hora de fechar a folha e enviar as informações para o sistema de folha de pagamento.
Com todas as etapas que passamos antes, com certeza você terá uma economia enorme do tempo gasto nesse processo.
