Nesse momento de crise, em que grande parte das empresas estão se adaptando a modalidade de trabalho home office, surgem algumas dúvidas sobre como implantar esse modelo nas empresas. Se você tem dúvidas sobre como pode gerenciar e controlar seus colaboradores durante esse período, vamos dar algumas dicas sobre como fazer funcionar o home office. Preparado?

1. Mantenha as reuniões por videoconferência

Esse é um importante passo para garantir que o sistema de home office funcione na sua empresa, já que as reuniões garantem que a organização das tarefas internas continue. Esse desafio pode ser sanado com uma sala de videoconferência, em que todos os colaboradores poderão sugerir e acompanhar aquilo que está sendo passado.

2. Estabeleça uma equipe de liderança remota

Mas se você possui um número grande de colaboradores, a reunião por videoconferência pode estabelecer uma dificuldade de comunicação clara e sem interrupções. Um bom caminho para sanar esse problema é passando as instruções para as pessoas que já exercem um papel de liderança na empresa, consequentemente, essas podem tirar as dúvidas dos demais trabalhadores.

3. Crie uma página de perguntas comuns

Sair de um sistema de trabalho presencial para o home office trará algumas mudanças no processo da sua empresa, por isso, é importante centralizar essas informações. Faça um esforço para documentar essas alterações em um local central, como forma de minimizar a confusão e manter todos os colaboradores informados. Não é tempo gasto, os dados poderão ser utilizados pós-crise.

4. Mantenha as equipes de trabalho unidas

Considere criar uma sala de videoconferência para cada setor da sua empresa, para que durante a crise, o comprometimento com o trabalho em equipe e os relacionamentos não sejam prejudicados. Portanto, tenha em mente que são importantes as conversas formais e também as informais, que são naturais em um ambiente de escritório e que precisam ser substituídas imediatamente na modalidade home office.

5. Minimize sua pilha de ferramentas

Dentro da empresa, os colaboradores possuem uma série de ferramentas, mas nem todas podem ser levadas para o ambiente de trabalho home office. Ou seja, é hora de você reduzir a pilha de ferramentas. Nesse caso, o menos é mais. Se contente com os Documentos Google, uma boa ferramenta de bate-papo e uma plataforma de videoconferência.

6. Impulsione a mudança cultural

Toda mudança dentro de uma empresa exige confiança, comunicação e suporte para que os colaboradores entendam as metas. Para que o sistema de trabalho home office seja bem aceito entre os seus funcionários, é necessária uma abordagem completa para reconhecer a nova realidade e para que todos possam contribuir para o sucesso dessa nova forma de trabalhar.

7. Fixe o horário de trabalho

Esclareça aos seus colaboradores que eles possuem um horário fixo a ser cumprido, para manter o comprometimento que existiria se estivessem atuando dentro da empresa. Da mesma forma, deve estar claro que existe um momento adequado para falar com gestores e com outros funcionários. Respeite e faça com que respeitem o horário de trabalho e também o de descanso.

8. Ofereça infraestrutura

Para que o desempenho dos colaboradores seja mantido, verifique se eles possuem as condições necessárias para isso. Caso não tenham, forneça essa infraestrutura necessária. Confira alguns exemplos:

• Instalar, liberar acesso e testar as ferramentas internas da empresa;
• Elaborar normas a serem seguidas;
• Oferecer internet de alta velocidade.

9. Use tecnologias que facilitem o trabalho home office

Durante o texto você notou que algumas ferramentas podem facilitar esse processo de transição. Confira algumas delas:

Zoom Meetings: É uma ferramenta de videoconferência que suporta reuniões com até 500 participantes. O administrador da sala encaminha um link para os participantes que não precisam ter um registro no site, apenas acessam e informam o seu nome para participar.
Skype: É um programa gratuito que realiza chamadas de voz ou vídeo online. Com o aplicativo para celular ou a versão da web, você pode ligar para os seus colaboradores de forma simples e eficiente. Após baixar o Skype, basta criar uma conta e realizar o login.
Trello: É uma ferramenta de gerenciamento de projetos gratuita e online. Disponível para computadores e celulares, a plataforma permite o acompanhamento de tarefas e projetos que envolvem equipes numerosas, como é o caso da sua empresa.

10. Acompanhe o horário de trabalho

Esse ponto é crucial para que todas as outras tarefas sejam cumpridas, isso porque o empregador tem o direito de estipular o período de trabalho que necessita ser cumprido. Para acompanhar isso, a MarqPonto possui um controle de ponto eficiente que pode ser utilizado pelos colaboradores em home office.

O nosso sistema de ponto eletrônico online permite o registro e a gestão da jornada de trabalho dos seus funcionários por meio de aplicativo para Android, IOS e interface web. Assim, você pode gerenciar o horário de trabalho dos seus colaboradores e também fechar a sua folha de ponto de uma forma segura e com pelo menos 80% de agilidade do que se fizesse isso de forma manual.

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