Mediante as diversas funções do setor de recursos humanos, a gestão de jornada do trabalho está entre elas. Um erro que acontece é achar que essa demanda é composta apenas por verificar a carga horária dos colaboradores e consolidar o cálculo da folha de pagamento.
Mas ele é exatamente o oposto disso, além de ser um trabalho que demanda atenção, o objetivo da gestão de jornada também é a observação do cumprimento do contrato entre trabalhador e empresa.
Caso ele não seja feito da maneira certa, o empregador pode ter muitos resultados negativos, como perda financeira ou problemas trabalhistas na justiça.
O que é jornada de trabalho?
Vamos abordar inicialmente o que pode ser considerado como uma jornada de trabalho. Ela é nada mais que o período de tempo que o trabalhador está disponível para a empresa, seja nas dependências da companhia, em atividades externas, no teletrabalho ou no home office.
A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) traz em seu texto uma série de regras sobre a carga horária de trabalho, desde horas máximas por dia até descanso semanal remunerado.
Qual a duração total da jornada
Primeiramente, o artigo 58 da CLT determina que:
“A duração normal do trabalho, para os empregados em qualquer atividade privada, não excederá de 8 (oito) horas diárias, desde que não seja fixado expressamente outro limite.”
Sendo assim, todos os trabalhadores brasileiros têm uma jornada de trabalho máxima de oito horas. A lei também determina que é permitido adicionar até duas horas na carga horária diária, desde que seja remunerada ou registrada em banco de horas.
Porém, é sempre bom lembra que em algumas categorias, entretanto, vale o que for definido pelo sindicato da classe, como o de enfermagem e de jornalismo, que permitem uma jornada de apenas seis horas por dia.
Também existe, aqueles modelos de jornada de trabalho que prevê escalas, por exemplo, 12 por 36, ou seja, o colaborador trabalha por 12 horas seguidas e depois descansa por 36. Neste caso, é possível ultrapassar o limite diário de 8 horas, entretanto, nunca poderá cumprir uma carga horária de mais de 44 horas semanais.
Entrada e saída
Outro ponto importante é que a CLT obriga todas as empresas com mais de 20 colaboradores a fazerem o registro de entrada e saída de todo o quadro de funcionários.
O objetivo principal é saber quantas horas os trabalhadores estão dedicando à empresa para que todas as leis trabalhistas sejam cumpridas e os funcionários corretamente remunerados
Intervalo interjornada
Além da carga horária máxima, os empregados ainda devem cumprir um intervalo mínimo entre as jornadas de trabalho. O tempo varia de acordo com o formato de trabalho, mas o artigo 66 da CLT afirma que esse intervalo interjornada deve ser de pelo menos 11 horas consecutivas.
Intervalo intrajornada
Os trabalhadores também têm direito a realizarem pelo menos um intervalo intrajornada, ou seja, uma pausa durante a carga horária total. Esse descanso não é descontado da jornada, ou seja, os colaboradores devem trabalhar oito horas e ter uma pausa de pelo menos uma hora, somando um total de nove horas.
Folgas semanais
A legislação prevê ainda um Descanso Semanal Remunerado (DSR) ou folga semanal, como é chamado popularmente o direito trabalhista. Neste caso, o empregador é obrigado a oferecer ao colaborador um descanso de 24 horas seguidas, sem descontar o período da folha de pagamento.
Essa folga deve ser dada, preferencialmente, aos domingos, exceto quando houver uma determinação da categoria ou previsto pela lei.
O que é gestão de jornada?
A gestão de jornada é nada mais que o registro e controle de horas de cada colaborador da sua empresa e, a partir dessas informações, tomar atitudes para impedir que os objetivos do negócio não sejam alcançados por uma falha no monitoramento no controle de ponto dos colaboradores.
Sendo assim, os gestores de RH e do departamento pessoal devem ficar atentos a qualquer sinal estranho na jornada de trabalho, como horas extras ou faltantes em excesso.
É necessário realizar a gestão de jornada?
Muitas empresas acreditam que, realizar a gestão de jornada é consolidar as horas trabalhadas, para calcular a folha de pagamento do trabalhador. Entretanto, o papel da pessoa responsável pela gestão de jornada vai muito além e pode ajudar na avaliação de diversos aspectos que abordaremos a seguir.
Identificação de gargalos
Outro item interessante da gestão de jornada é o fato de identificar quando alguns funcionários fazem horas extras demais ou estão faltando sem justificativa plausível. No primeiro caso, a carga horária estendida pode significar que a equipe está desfalcada e precisa de reforços.
Já no segundo exemplo, os gestores têm a oportunidade de conversar com os colaboradores faltantes para entender quais problemas estão enfrentando e assim ajudá-los a solucionar.
Escalas e jornadas
Bom fora os fatores que mencionamos acima, o gestor de jornada também consegue verificar se todos os combinados entre a empresa e os colaboradores estão sendo cumpridos.
Por meio disso é possível realizar uma análise do controle de ponto que permite a identificação de descumprimentos da jornada, desde as faltas, como abordamos no item anterior, até a realização da carga de trabalho fora do horário combinado.
Seja qual for o caso, se a gestão de jornada não estiver atenta com os fatos que ocorrem na empresa, é impossível tomar uma atitude para corrigir eventuais falhas.
Possibilidade de Jornada flexível
Diversas empresas já aderiram ao formato de jornada flexível, trazendo assim mais liberdade para colaborador. Além disso a gestão de jornada é uma ferramenta útil para identificar quando é necessário mudar os horários da equipe.
Muitas vezes, uma jornada mais flexível, desde que cumpra os requisitos da legislação trabalhista, irá tornar o colaborador mais produtivo, aumentando as suas entregas e, consequentemente, os resultados da companhia.
Como fazer uma boa gestão de jornada?
Para que a gestão de jornada de trabalho seja realizada corretamente, alguns pré-requisitos são indispensáveis e a empresa deve garantir que a equipe responsável por essa tarefa esteja bem preparada. Alguns itens essenciais são:
Conheça as regras da legislação trabalhista
Parece básico, mas você se assustaria com a quantidade de empresas que ainda cometem erros primários pelo desconhecimento da legislação trabalhista brasileira. Certifique-se de que todos os colaboradores das áreas de recursos humanos e departamento pessoal conheçam profundamente a CLT.
É normal que os trabalhadores não tenham conhecimento de todos os seus direitos (e deveres também), porém, as empresas não podem descuidar de cada detalhe da lei.
Escolha um bom meio de controle de ponto
As ferramentas utilizadas no dia a dia da empresa são muito importantes para que a gestão de jornada seja bem-sucedida. O primeiro passo é contar com um bom meio de controle de ponto, para que a visualização das jornadas seja simples e facilite a análise dos gestores.
Sempre que possível descarte a opção manual de registro, pois podem ocorrer diversos erros humanos, que prejudicam não apenas o fechamento da folha de pagamento, mas também a gestão de jornada como um todo.
Hoje em dia, existem no mercado soluções inovadoras, modernas e digitais, que permitem até a extração de relatórios específicos para gestão.
Acompanhe de perto o dia a dia das jornadas
Em qualquer outra área, o papel do gestor é estar bem próximo da sua equipe e analisar as atividades. No caso do gestor de jornada, acompanhar diariamente como estão ocorrendo as jornadas, se os colaboradores estão respeitando seu horário de trabalho, identificar faltas e horas extras sem justificativas, entre outros acontecimentos na empresa.
Essa atenção aos detalhes possibilita a revisão das estratégias e correção rápida de eventuais problemas no cumprimento da jornada de trabalho.
Entenda os indicadores de frequência
Muito mais do que olhar os dados é importante criar e utilizar indicadores de frequência que possam auxiliar na identificação de gargalos e itens a serem melhorados.
Aqui entra uma atenção especial à gestão de pessoas, pois o controle de jornada e a definição destes indicadores podem indicar que os profissionais estão passando por situações inadequadas, como privação de sono ao trabalhar muitas horas por dia ou desmotivação ao chegar atrasado com frequência.
Tome ações com base nos dados
Se você tem acesso aos dados e indicadores de frequência, é claro que as atitudes tomadas pela gestão de jornada devem ser baseadas nestas informações.
Além de apresentar uma justificativa plausível caso seja perguntado sobre o motivo de determinada ação, é provável que os resultados sejam mais satisfatórios do que ao implementar formatos que não estejam de acordo com a rotina da empresa.
Fazer gestão de jornada estando em home office?
Mesmo que os seus colaboradores trabalhem no modelo home office ou teletrabalho, continua sendo obrigatória a marcação de ponto de entrada e saída.
Desta forma, a gestão de jornada não fica prejudicada e ainda é possível analisar o cenário do comportamento dos funcionários da empresa. Algumas dicas para facilitar este processo são:
Tenha uma ferramenta de controle móvel
Uma das opções para quem possui colaboradores trabalhando de casa é optar por um controle de ponto móvel, que permite o acesso remoto de onde estiver. Essa solução também é ideal para aqueles que trabalham externamente, com visitação ao cliente, por exemplo.
Neste tipo de ferramenta, o trabalhador pode registrar sua entrada, saída e pausas do próprio smartphone ou outro dispositivo móvel. Em alguns casos, dá para fazer o registro mesmo quando estiver offline e, ao se conectar a uma rede de internet, o sistema faz o upload dos dados.
Mantenha uma boa comunicação com os colaboradores
A distância pode se tornar uma barreira na comunicação com os funcionários, entretanto, a tecnologia é a solução ideal para diminuir esse espaço.
Foque na comunicação com os colaboradores e mantenha um canal aberto de contato. Incentive-os a tirar todas as dúvidas eventuais sobre o tema e conscientize sobre a importância de preencher corretamente as informações de registro de ponto.
Também é responsabilidade da gestão de jornada fazer com que todos cumpram essa regra da companhia.
Monitore se os intervalos são feitos corretamente
Como falamos, o controle de ponto móvel permite que os colaboradores registrem seus horários de qualquer lugar. Então, mesmo que resolva almoçar em um restaurante próximo a sua casa, não há justificativa para não informar sobre o intervalo interjornada.
A gestão deve ficar atenta ao controle de horários e alertar os funcionários que não estejam registrando corretamente a jornada.
Investigue aumento de horas faltantes ou excedentes
Mesmo com os trabalhadores atuando remotamente, fique atento a sinais como horas faltantes ou extras em excesso. Nunca será bom sinal que um ou mais colaboradores não tenham controle da sua rotina de trabalho.
Esses indicadores podem demonstrar um desfalque de equipe por alta demanda de atividades ou ainda problemas maiores com os funcionários que faltam ou se ausentam muito sem justificativa.
Não há necessidade de tomar atitudes extremas diretamente, mas, é o ponto inicial para investigar as causas e resolvê-las, conversando com os gestores de cada setor e com os trabalhadores.
Prejuízos que a gestão incorreta da jornada de trabalho traz
A gestão incorreta da jornada de trabalho pode trazer ônus financeiros e judiciais para as empresas pois não garante a veracidade das informações e os direitos de seus funcionários.
A gestão da jornada de trabalho dos funcionários é essencial para o bom andamento de qualquer negócio. Incluído nesta gestão está o controle de ponto e as horas trabalhadas de cada colaborador. Quando feito de forma eficiente, este acompanhamento garante agilidade e evita prejuízos para a organização.
1. Menor produtividade para a empresa
Além disso, a má gestão do controle de horas trabalhadas pode ser responsável pela redução da produtividade da empresa. O cumprimento da jornada de trabalho estabelecida está ligado ao tempo dedicado a cada atividade e, consequentemente, à produtividade de cada funcionário.
Sendo assim, um bom sistema de ponto biométrico integrado ao software de folha de pagamento elimina a conferência manual e a análise das horas trabalhadas.
A geração de relatórios automáticos simplifica o acompanhamento pelo setor de RH e permite a adoção de medidas estratégicas para evitar questões como o absenteísmo e presenteísmo.
2. Mais custos de pessoal
Prejuízos financeiros podem ser consequência da gestão incorreta do ponto eletrônico. O resultado envolve mais custos com horas extras, faltas, atrasos e intervalos não cumpridos corretamente. Todos estes fatores são passíveis de erros de cálculo ou lançamentos incorretos.
Neste sentido, um sistema moderno de gestão da jornada de trabalho é capaz de reduzir estes custos. Todos os cálculos podem ser feitos de forma automatizada e atualizados em tempo real. Este controle permite prever os pagamentos extras que apareceriam ao final do mês, por exemplo.
3. Processos trabalhistas
Além disso, a possibilidade de enfrentar processos trabalhistas também é uma possível consequência da gestão incorreta do ponto eletrônico para funcionários. Caso um funcionário alegue que não recebeu a remuneração devida das suas horas trabalhadas, a empresa precisará comprovar os horários efetivamente cumpridos e os pagamentos realizados.
Portanto, a utilização de um sistema de ponto web automatizado e confiável torna-se uma prevenção contra reclamações trabalhistas. Assim, estes sistemas garantem o cumprimento da legislação, trazendo tranquilidade e transparência na relação com o funcionário.
4. Trabalho para o RH na hora de consolidar os dados do controle de ponto
O setor de RH e seus gestores estão sempre em busca da otimização dos processos. A utilização de tecnologias modernas para gestão da jornada de trabalho possibilita gerar relatórios completos com cálculos, gráficos e mapas. Estes relatórios reduzem o trabalho e sobrecarga do RH, evitam despesas desnecessárias e auxiliam na gestão da produtividade no trabalho.
5. Risco de fraudes no controle de ponto
No entanto, toda empresa está sujeita a ocorrência de erros, fraudes e manipulação na inserção dos horários, atrasos e horas trabalhadas no cartão de ponto manual.
As soluções modernas de gestão permitem controle biométrico antifraude, informações atualizadas em tempo real e relatórios otimizados de longo prazo, garantindo mais segurança ao processo.
Saiba mais sobre a MarQ – Ideal para gestão de jornadas!
Para auxiliar na gestão de jornada, uma solução ideal é a MarQ, um dos melhores sistemas de controle de jornada do mercado brasileiro.
A ferramenta oferece várias funções que facilitam a gestão completa da carga horária de trabalho, inclusive, com cálculo automático de horas, personalizado com as necessidades de cada empresa.
Em outras palavras, a solução traz ainda o diferencial de poder ser acessada por dispositivos móveis, mesmo quando estiver offline, assim, o colaborador pode registrar seus horários quando estiver sem acesso à internet.
Em conclusão, a MarQ é um sistema inteligente, que proporciona acompanhamento em tempo real do controle de jornada e que gera relatórios por meio de gráficos com informações como, faltas, horas extras, atrasos, horário de almoço, entre outros. Todos esses dados consolidados otimizam o processo de fechamento de folha de pagamento.
