A gestão de documentos é um elemento crucial em qualquer organização, e muitas empresas ainda lutam para gerenciar efetivamente seus documentos em meio ao excesso de papelada. Mas, a boa notícia é que existem várias maneiras de melhorar a gestão de documentos e minimizar a quantidade de documentos físicos.
Por isso, hoje trago a você, cinco dicas para ajudar sua empresa a gerenciar documentos de forma mais eficiente e reduzir a dependência de papéis. A implementação dessas dicas pode ajudar a melhorar a eficiência da sua empresa, aumentar a segurança dos documentos e, simultaneamente, ajudar a economizar tempo e dinheiro.
Por fim, entenderemos melhor sobre gestão de documentos e como reduzir essa quantidade.
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo de gerenciamento de documentos de uma organização, desde a sua criação até a sua disposição final. Isso inclui a organização, armazenamento, recuperação, proteção e destruição de documentos.
Essa gerência, é uma parte crítica de qualquer organização, pois os documentos são a base das operações diárias de uma empresa. Isso inclui documentos importantes, como contratos, acordos legais, registros financeiros e registros de funcionários, bem como documentos menos críticos, como comunicações internas e e-mails.
Uma boa gestão de documentos pode ajudar as empresas a serem mais eficientes, reduzir riscos e garantir que as informações estejam disponíveis quando necessárias.
Qual a importância da gestão de documentos?
A gestão de documentos é extremamente importante para qualquer empresa por várias razões. Primeiro, ajuda a garantir que a informação esteja sempre acessível e organizada, permitindo que a equipe trabalhe de maneira mais eficiente e produtiva. Isso significa que os funcionários podem encontrar as informações de que precisam rapidamente, sem perder tempo procurando por documentos perdidos ou mal arquivados.
Além disso, a gestão de documentos também ajuda a garantir a segurança das informações confidenciais da empresa. Os documentos podem conter informações sensíveis, como dados financeiros, informações de clientes ou estratégias de negócios, e é essencial que essas informações sejam protegidas contra acessos não autorizados ou perda acidental.
Outra razão pela qual a gestão de documentos é importante é para cumprir regulamentações legais e requisitos regulatórios. As empresas devem manter registros precisos e atualizados para cumprir leis e regulamentações, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) ou o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
Por fim, uma gestão eficiente de documentos também pode ajudar a reduzir custos. Ao minimizar a papelada, as empresas podem economizar em custos de armazenamento, transporte, impressão e destruição de documentos. Além disso, a melhoria da eficiência operacional pode levar a uma maior rentabilidade e crescimento sustentável.
5 dicas para melhorar a gestão de documentos
Entendendo a importância dessa gestão, você deve estar se perguntando: Como fazer para melhorar a gestão de documentos de minha empresa?
Por isso, trago 5 dicas para melhorar essa gestão, entre eles são:
1. Digitalize seus documentos
Digitalizar seus documentos é uma das melhores maneiras de melhorar a gestão de documentos em sua empresa. A digitalização pode ajudar a reduzir o espaço de armazenamento necessário para seus documentos físicos, além de facilitar o acesso às informações armazenadas. Com a ajuda de scanners modernos e aplicativos de OCR, é possível digitalizar documentos de forma rápida e fácil.
Uma vez digitalizados, os documentos podem ser organizados em pastas e arquivos, permitindo um acesso mais rápido e fácil às informações. Além disso, a digitalização pode tornar mais fácil a colaboração em projetos, permitindo que os membros da equipe acessem e compartilhem documentos facilmente.
Um benefício adicional da digitalização é a redução do risco de perda ou danos aos documentos. Os documentos digitais podem ser facilmente copiados e armazenados em locais seguros, garantindo que as informações importantes estejam sempre disponíveis e protegidas.
No entanto, é importante ressaltar que a digitalização não é a solução para todos os problemas de gestão de documentos. Os documentos digitais precisam estar organizados de maneira eficiente e segura. Além disso, é importante criar políticas claras para o armazenamento e eliminação de documentos, a fim de evitar a acumulação de documentos desnecessários.
2. Organize seus documentos
Organizar seus documentos digitalizados é fundamental para garantir que você possa acessá-los facilmente quando precisar. Uma estrutura de pastas clara e intuitiva é a chave para manter seus documentos organizados e fáceis de encontrar. É importante dedicar um tempo para planejar e criar uma estrutura de pastas que faça sentido para a sua empresa.
Além disso, nomear seus arquivos descritivamente podem ajudar a tornar a pesquisa de documentos mais eficiente.
Por exemplo, em vez de nomear um arquivo de “documento1.pdf”, é melhor nomeá-lo conforme o conteúdo do documento, como “relatório-trimestral-2023.pdf”. Isso facilitará encontrar o documento que você está procurando quando precisar.
Outra dica importante é adicionar metadados aos seus documentos. Os metadados são informações adicionais sobre o documento, como data de criação, autor e palavras-chave relevantes. Essas informações podem ser adicionadas como propriedades do arquivo e facilitam a pesquisa de documentos usando palavras-chave específicas.
Lembre-se de que a organização de seus documentos digitais não deve ser vista como uma tarefa única. É importante manter a estrutura de pastas atualizada e revisá-la periodicamente para garantir que ainda faça sentido para a sua empresa. Além disso, ao adicionar novos documentos à sua biblioteca digital, certifique-se de adicioná-los à pasta correta e atualizar as informações de metadados, se necessário.
3. Utilize um sistema de gerenciamento de documentos
Utilizar um sistema de gerenciamento de documentos pode ser uma ótima opção para empresas que lidam com abundância de documentos. O uso de um software de gerenciamento de documentos pode ajudar a automatizar o processo de armazenamento, organização e acesso aos seus documentos.
Uma opção pode ser adquirir a Gestão de Documentos no módulo Departamento pessoal da Marq. Esse sistema oferece uma variedade de recursos para gerenciar documentos, incluindo:
- Acesso 24h aos documentos armazenados em nuvem;
- Solicite documentos de funcionários pelo Aplicativo;
O sistema de gestão de documentos da Marq também permite que você faça a assinatura digital.
Onde você pode enviar documentos para serem assinados digitalmente pelo funcionário no Aplicativo. Com isso é possível:
- Assinar documentos rapidamente pelo App;
- Opção de assinatura de documentos para equipes remotas;
- Validade jurídica das assinaturas;
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4. Defina políticas de gerenciamento de documentos
Definir políticas de gerenciamento é uma parte essencial de uma estratégia eficaz na gestão de documentos. Essas políticas estabelecem diretrizes claras para a criação, uso, armazenamento, arquivamento e descarte de documentos em sua empresa. Elas ajudam a garantir que seus documentos sejam gerenciados de maneira consistente e eficiente em toda a organização.
As políticas de gerenciamento de documentos devem ser cuidadosamente elaboradas, considerando as necessidades e objetivos da sua empresa. Elas devem incluir informações sobre como os documentos devem ser classificados, onde devem ser armazenados, quem tem acesso a eles e como devem ser descartados quando não são mais necessários.
Além disso, as políticas de gerenciamento de documentos devem ser comunicadas claramente a todos os funcionários da empresa. Os funcionários devem entender como os documentos devem ser gerenciados e por que essas políticas são importantes. É importante oferecer treinamento e orientação aos funcionários para garantir que eles estejam cientes das políticas e possam segui-las adequadamente.
5. Treine sua equipe
Treinar sua equipe é indispensável para garantir uma boa gestão de documentos em sua empresa. Sem o treinamento adequado, seus funcionários podem não estar cientes das políticas de gerenciamento de documentos da empresa ou podem não saber como utilizar corretamente o software de gerenciamento de documentos.
O treinamento pode incluir orientações sobre como digitalizar documentos, como classificar e organizar documentos em pastas virtuais, como pesquisar e recuperar documentos quando necessário e como descartar documentos que já não são necessários. Também pode incluir treinamento sobre segurança da informação, incluindo como proteger os documentos confidenciais da empresa.
Ao treinar sua equipe, é importante incluir não apenas os funcionários responsáveis pelo gerenciamento de documentos, mas também aqueles que frequentemente utilizam documentos em suas atividades diárias. Todos os funcionários devem estar cientes das políticas de gerenciamento de documentos da empresa e saber como trabalhar com documentos seguramente e eficiente.
Conclusão
A gestão de documentos é uma parte fundamental da administração de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor. É importante garantir que os documentos estejam sempre organizados, seguros e acessíveis para que a empresa possa tomar decisões assertivas e cumprir com suas obrigações legais.
Ao implementar essas dicas, sua empresa pode melhorar sua gestão de documentos, economizar tempo e recursos, reduzir riscos legais e de conformidade, e melhorar sua eficiência operacional. A gestão de documentos pode parecer uma tarefa complicada, mas com as estratégias certas, pode se tornar uma parte fácil e essencial do seu negócio.
