Para todas as empresas o controle de ponto e jornada é um processo muito importante, independente do porte. É por meio dele que analisamos a produtividade dos funcionários, taxa de absenteísmo da equipe e outros indicadores importantes para entender o dia a dia da empresa.
O que é o controle de ponto?
O controle de ponto é um sistema completo de gestão de jornada, seu objetivo é registrar os horários de entrada, pausa para o almoço e saída dos colaboradores.
A criação do controle de ponto é muito revolucionário para as empresas, pois é por meio dele que grandes e pequenas empresas conseguem acompanhar a cargar horário de seus funcionários. As empresas conseguiram ter à disposição um sistema que permitiria não só uma melhor administração de todas as jornadas, mas também muitas outras tarefas especialmente do departamento de recursos humanos.
Afinal, a principal responsabilidade de todo RH é lidar com as questões burocráticas da empresa, como, por exemplo, garantir que a organização esteja funcionando na lei e organizar a folha depagamento de todos os funcionários ao final do mês.
Com o controle de ponto, este departamento tem todas as informações de jornada dos colaboradores reunidos em um único meio. Isso facilita o fechamento da folha de ponto e reduz a possibilidade de erros relacionados ao cumprimento da carga horária de cada profissional.
Por que sua empresa precisa do controle de ponto?
Existem inúmeras razões para que sua empresa adote o controle de ponto digital, mas para facilitar, separamos os principais motivos! Veja a seguir.
Acesso às informações em tempo real
Quando a sua empresa conta com um bom controle de ponto ela é capaz de oferecer aos gestores e aos próprios colaboradores o acesso aos horários e marcações em tempo real. Isto é, assim que há o registro elas passam a constar nos registros.
Isso ajuda na transparência, pois o colaborador, logo após marcar os horários, pode conferi-los no sistema com dados exatos e que correspondem aos realmente marcados.
Igualmente, os gestores também podem manter esse monitoramento, o que inclusive é de grande auxílio para garantir o cumprimento das regras internas e políticas de horas extras que a sua empresa aplique.
Isso é possível, então, quando a empresa tem à disposição um sistema de ponto eletrônico de qualidade, como é o caso da MarQ.
Controle das horas ao longo do mês
Além disso, não apenas é possível controlar os horários registrados ao longo do mês. Um bom controle de ponto, como o oferecido pela MarQ, também é capaz de atualizar todas as informações que dependem dos horários de marcação.
Por exemplo, o sistema é capaz de utilizar os dados registrados e, com eles, gerar as informações de horas extras. Igualmente, quanto ao uso ou à adição de horas à disposição de banco de horas.
Por isso, o trabalhador e os gestores não só podem conferir ser a marcação feita reflete no registro. Também podem consultar como essa marcação reflete sobre o valor de labor extraordinário, descontos e possibilidades de compensação.
Demonstre suas políticas de horas extras na prática
É muito importante que as empresas tenham à disposição uma política de jornada e de horas extras. Contudo, não basta desenvolver uma, é necessário garantir que ela realmente é colocada em prática.
E um sistema de ponto moderno, como o da MarQ, é capaz de ajudá-lo nisso. Com ele – uma vez que há atualização em tempo real das marcações e dos reflexos que ela gera – é possível ver como as regras são cumpridas.
Ainda, é possível demonstrar de forma baseada em fatos como a política deve ser cumprida. Nesse sentido, estamos nos referindo, por exemplo, à imposição de limites de horas extras diárias (que seja diferente das 2 horas que a lei permite, diariamente).
Ou, então, sobre as situações que permitem a prestação de labor extraordinário ou como a marcação deve ser feita.
Isto é, o controle de ponto com um sistema moderno ajuda seus gestores e RH a analisar como as políticas de horas extras são cumpridas e, também, como elas devem ser cumpridas.
Ou seja, ele se torna algo didático dentro da empresa, além de ser uma grande fonte de informações que são imprescindíveis para o cumprimento das leis de gestão de ponto, quanto para garantir o correto funcionamento da empresa.
Por isso, é inegável que um sistema de ponto moderno ajuda em muito na gestão interna, bem como na transparência com os colaboradores.
Por que investir em controle de ponto de funcionários?
Além da obrigatoriedade do controle de jornada, para empresas que possuem acima de 20 funcinários, esse cuidado adicional nos processos da empresa traz inúmeras vantagens, veja algumas a seguir:
Automação de processos
Ter um software de controle de horas trabalhadas permite automatizar o controle eletrônico de ponto de forma que a intervenção humana no processo seja mínima. O ganho em produtividade e eficiência para os setores de recursos humanos e departamento pessoal é inquestionável, tornando-os áreas mais estratégicas e menos operacionais para a organização.
Redução de custos
A substituição do cartão de ponto manual, cartão de ponto biométrico para o aplicativo da MarQ. reduz as atividades operacionais do setor de RH, o que contribui para a redução de custos com pessoal.
Ao mesmo tempo, o aumento da assertividade e segurança no registro das informações diminui as falhas no cálculo de horas extras ou banco de horas, contribuindo para a diminuição de despesas com a folha de pagamento.
Motivação
A comunicação interna de uma empresa precisa ser o mais transparente possível para gerar o tão desejado engajamento dos funcionários. Porém, processos bem estabelecidos, como o controle da jornada de trabalho, também contribuem para despertar a lealdade da sua equipe.
Porque investir em uma solução online?
Além da obrigatoriedade do controle de jornada, expressa pelo Artigo 74 da CLT, esse cuidado adicional nos processos da empresa traz inúmeras vantagens.
O ponto eletrônico online, que pode ser disponibilizado por meio de sistemas de controle de ponto no PC ou aplicativos móveis, como a MarQ. Equipes externas podem ser monitoradas com facilidade, tanto no que tange à quantidade de horas trabalhadas quanto no cumprimento, uma vez que esses aplicativos podem conectar-se ao GPS de smartphones e transmitir a localização dos colaboradores para os gestores.
Diversos relatórios:
Existem diversos tipos de relatórios de ponto e cada um tem uma função específica. Por exemplo:
Espelho de ponto
É o relatório que mostra todos os pontos batidos pelo funcionário num determinado período, tanto os pontos válidos, como os ajustes de ponto.
Controle de ponto do tipo folha de frequência
Mostra os pontos batidos pelo funcionário num determinado período, porém apenas os pontos válidos e aprovados; além de informações como a classificação (entrada ou saída) e também total de horas trabalhadas.
Relatório ou resumo de ponto
É o relatório enviado mensalmente para o contador (ou empresa de contabilidade) com o intuito de fazer o processamento de folha de pagamento.
AFD/AFDT
O AFD é um relatório utilizado exclusivamente para fins de fiscalização do Governo, do MTE, para garantir que as marcações de ponto estão sendo feitas corretamente e, principalmente, não estão sendo alterados ou burlados.
Estes são apenas 3 exemplos de relatórios de ponto, mas cada sistema oferece seus modelos de relatório e cada empresa utiliza diferentes relatórios com propósitos diferentes.
Os tipos de controle de ponto
Existem várias maneiras de controlar a jornada dos colaboradores, cada uma delas com seus prós e contras. São admitidos, basicamente, quatro tipos de controle de jornada, sendo eles:
- manual;
- mecânico;
- eletrônico;
- alternativo/digital;
Conheça mais sobre o formato da nossa solução:
Controle de ponto alternativo
Os métodos de controle alternativos são regulados pela Portaria 373 do MTE. Entre as opções que você encontra no mercado estão os softwares e aplicativos de ponto digital ou ponto online, da MarQ.
Controle digital ou online
O controle de jornada digital é definido como todo sistema que se utiliza de recursos digitais, portanto, aqui também estamos falando do controle de ponto online.
Essa tecnologia permite a marcação de ponto no PC, em notebooks, tablets e apps de controle de ponto instalados em smartphones. O método de registro pode ser por meio da biometria, reconhecimento facial ou mesmo utilizando os dados do telefone, como dia, horário e GPS, para registrar a localidade.
Aplicativos de controle de ponto mobile
O ponto móvel é mais uma opção para quem deseja manter a jornada dos trabalhadores sob controle. Os aplicativos de ponto representam melhor essa categoria, já que estão com os colaboradores onde quer que eles estejam.
O controle de ponto mobile é bastante utilizado por empresas que possuem equipes externas ou que atuam fortemente com teletrabalho, uma vez que os funcionários não podem ou não precisam se deslocar até a sede da companhia para fazer o registro de ponto.
Uma das maiores vantagens do controle de jornada digital é que ele funciona offline também. Uma vez online, todos os registros são transmitidos para o sistema de gestão de horas da empresa.
Qual o melhor tipo de controle de ponto?
Se você faz parte do setor de gestão de pessoas de uma empresa, essa perguntas pode ser a mais relevante quando o assunto é o controle da jornada de trabalho. Para responder, basta considerar os métodos que geram menos gastos e mais segurança fiscal.
Os controles de ponto manuais têm se tornado cada vez mais obsoletos, principalmente pela dificuldade na atualização das informações. Afinal, para registrar as horas trabalhadas e intervalos, é necessário que cada colaborador o faça de forma manual.
O controle de jornada eletrônico tem mais vantagens, já que ele permite que a biometria seja integrada à verificação de identidade.
Sendo assim, o controle de ponto digital é a melhor opção para que a empresa continue atualizada e segura. Utilizando um aplicativo de ponto, você pode ter suas informações sempre à disposição, além de não precisar de registros de papel.
Outra grande vantagem do controle de horas digital é que ele pode ser instalado em vários dispositivos. Assim, não é necessário investir em equipamentos dedicados ao controle de jornada.
Por fim, controlar a jornada através de um aplicativo de controle de ponto, como da MarQ permite a integração da biometria facial para validar os registros feitos pelos colaboradores.
Conclusão
Agora que você já entendeu tudo sobre o controle de ponto, já sabe como escolher aquele que atende melhor às necessidades da sua empresa.
Se você está procurando um sistema gestão de horas digital que possui todas as principais vantagens já citadas, é o momento de conhecer a MarQ. Nosso software é otimizado para atender todas as necessidades das empresas, independente de seu porte, realizando o controle de jornada de forma ágil.
São 7dias de teste grátis para conhecer a plataforma e evoluir a forma que a sua equipe faz o registro das horas trabalhadas.
