O ERP ou Enterprise Resource Planning, é uma sigla que vem do inglês e significa planejamento de recursos empresariais ou corporativos.  A principal função desse sistema é organizar a rotina de trabalho das corporações. Para isso, o sistema utiliza as principais informações da empresa, por exemplo, quem são os funcionários, clientes, fornecedores, empresas parceiras, vendas, impostos, despesas, entre outras informações.

Algo importante a ser dito é: Qual a maneira que você faz a gestão de sua organização? O sistema ERP pode ser a solução para seus problemas diários. Problemas esses que parecem complexos, mas com um bom sistema de gestão, podem não só dar a visão completa da empresa, como ainda resolver esses possíveis obstáculos.

Mas, por que esse sistema é tão importante para pequenas empresas? Para entender a importância do ERP, primeiramente é necessário entender como funciona esse sistema. Saiba mais na sequência.

O que é ERP?

O sistema integrado de gestão empresarial é um sistema que une diversos dados da corporação e busca a melhor forma de organização dos processos diários.

Para melhor compreensão, o ERP serve para os processos administrativos de maneira mais autônomas e integrar os setores que antes eram separados em um único ambiente de trabalho. Por isso, o ERP funciona com um centralizador de fluxo de trabalho entre os setores, alinhando a comunicação da empresa e facilitando as tomadas de decisão da empresa.

Por fim, vamos entender melhor como esse sistema funciona.

Como o ERP funciona? 

A principal função do sistema ERP é organizar o volume de informações geradas por cada setor de uma empresa. Em uma grande organização, o sistema de gestão consegue auxiliar todos os setores com diversas funcionalidades, entre elas estão: o controle financeiro, a gestão de suprimentos e a gestão de colaboradores.

O ERP é um sistema de gestão robusto, sendo assim, os gestores da empresa podem inserir módulos que irão fazer sentido para aquela organização. Sendo assim, a empresa tem a liberdade de colocar todos os setores da sua empresa dentro desse sistema.

As principais características do sistema ERP são:

• Controle financeiro da empresa;
• Menor porcentagem de erros;
• Maior produtividade;
• Maior segurança;
• Melhora da experiência do cliente;
• Oferece crescimento ou escalabilidade;
• Organiza fluxo de caixa;
• Melhora conciliações entre banco e empresa na questão do tempo.

Principais sistemas ERP

Existem diversos sistemas ERP, alguns deles já são bem conhecidos, entre eles estão:

SAP ERP

Um dos maiores e mais conhecidos dentro do mercado, a empresa alemã criou um sistema líder de mercado das grandes organizações, ajudando no processo de dados da empresa. Uma das funções mais utilizadas no SAP é na gestão de estoque de produtos e materiais.

TOTVS Protheus

Atualmente, o mais utilizado do país, o sistema protheus, é um dos sistemas responsáveis pela disseminação do conceito sistema de gestão. Além disso,  atende principalmente empresas de médio porte, porém,  com grande evolução para as grandes empresas.

É reconhecido como o sistema ERP que melhor atende as funcionalidades de backoffice, principalmente todas as burocracias e detalhes das áreas fiscais e contábeis.

Omie

Um dos sistemas mais novos, responsável por trazer a solução ERP para pequenas empresas, ofertando um sistema simples e funcional. Um dos principais diferenciais é que o sistema omie trabalha com processamento de dados em nuvem.

Senior Sistemas 

A empresa catarinense foi uma das pioneiras brasileiras no mercado de sistemas ERP’s. Um dos principais diferenciais é a capacidade de flexibilização do sistema, além de atender as principais demandas das empresas brasileiras.

Problemas da não utilização do sistema ERP 

É importante saber que, existem diversos sistemas utilizados na gestão das empresas, e em parte delas, não se trata de um sistema ERP. As empresas que não fazem a utilização do sistema integrado, são as empresas que mais possuem dificuldades em ter visibilidade, já que precisam de muitos softwares para cada frente de seu negócio.

A consequência de se ter vários softwares para cada setor da empresa é que, para um gestor poder decidir, ele precisará navegar pelos mais diversos painéis, recolhendo as informações necessárias, para só depois disso tomar uma decisão.

Neste caso, as informações podem se perder ou copiadas da maneira errada, e com isso gera um problema que pode ser facilmente resolvido aplicando um sistema ERP.

Por que é tão importante para pequenas empresas?

Desde 2009, os MEI (Microempreendedor individual) já representam mais de 30% do PIB Brasileiro, o faturamento chega até R$ 3 trilhões por ano e é responsável por mais de 78% dos novos empregos gerados no Brasil em 2022. Com isso, podemos concluir que as pequenas empresas são peças fundamentais da economia brasileira, mas, isso não apaga um dos problemas dessas empresas, sendo a fragilidade que elas possuem durante crises financeiras, como, por exemplo, a pandemia do coronavírus.

Por isso, é de extrema importância que o empreendedor esteja ciente que estando com seus processos e contas organizadas é fundamental para a saúde das empresas nesses tempos de possíveis crises. É fundamental a aplicação de um sistema ERP nessas empresas.

A gestão e a automatização de processos com os ERP’s  são fundamentais, principalmente para aquelas que estão em fase de crescimento, e pode ser o fator decisivo para sua empresa passar por esses períodos de altos e baixos.

Além do aumento da competitividade, com o maior controle de informações do que esta acontecendo dentro da empresa, tomar a decisão e direcionar os investimentos financeiros necessários tornam-se uma tarefa mais fácil.

Quais são as vantagens do ERP?

Como se trata de pequenas empresas, o sistema ERP acumula diversas funções. Entre elas estão o aumento da circulação de informações e a prevenção de possíveis erros.

Diferente de grandes empresas, onde existem diversos segmento com as mais diversas funções para o controle da empresa nos setores financeiro, jurídico, operacional, RH, etc. As pequenas empresas possuem um número muito menor de colaboradores para fazer diversas dessas funções, e com isso podem ocorrer erros.

Por isso, é tão importante que a pequena empresa tenha em sua gestão um sistema ERP. Listaremos as principais vantagens de se aplicar um sistema ERP.

Controle Financeiro

Estamos falando da saúde da empresa, afinal, uma empresa que não possuí um controle financeiro, está fadada a “cavar sua própria cova” ou no caso a própria falência.

Um dos principais fatores que podem melhorar a saúde de sua empresa é a redução de custos. Não estou falando de um corte de gastos, mas sim, de evitar possíveis erros que podem ocorrer nos processos de sua empresa.

Como já dito acima, um ERP evita erros humanos, que podem ocorrer a qualquer momento, por isso, um sistema de gestão tem tanta importância para evitar essas falhas humanas.

Os principais fatores que levam as empresas a perder dinheiro são esses erros, que podem ser desde o desperdício de materiais ou produtos, retrabalho, atrasos, problemas, entre outros fatores.

Além disso, o sistema ERP é muito mais barato de se adotar em uma empresa, do que contratar um profissional apenas para fazer esse controle e checagem das informações das áreas.

Segurança digital

Manter os dados de sua empresa de forma anônima é muito importante, afinal, estamos falando de um dos bem mais preciosos das empresas. A desvantagem competitiva gerada por um vazamento de dados é extremamente prejudicial, principalmente para a saúde financeira de sua empresa.

Por isso, os sistemas ERP’s evitam possíveis fraudes ou extravios, mantendo seus dados em cofres digitais ou armazenados na nuvem. Afinal, são muito bem protegidos, os dados registrados em nuvem são criptografados, tornando assim, extremamente protegidos contra possíveis invasores.

Por fim, manter seus dados de forma sigilosa, traz consigo uma vantagem competitiva fundamental para o mercado.

Gestão de impostos

Outra vantagem que os sistemas ERP’s trazem consigo, é a capacidade de ter um controle total dos cálculos e contas dos tributos.

Além de automatizar esse processo, que antes poderia demorar horas, agora é feito de maneira quase instantânea, evitando assim possíveis problemas com o governo e justiça.

Eficiência em processos

Ter o controle de seus processos e ter em mãos as informações geradas por cada setor, significa um melhor monitoramento de processos, prevê possíveis atrasos ou erros, e com isso aumenta a eficiência de cada setor da empresa.

Além disso, esses sistemas também oferecem uma possibilidade de fazer pequenos ajustes de maneira mais simples, e também, tornar tarefas mais simples e práticas.

Maior Produtividade

Tempo é um dos ativos mais valorizados pelas empresas, e com isso, muitas dessas empresas tornar seus processos da forma mais automatizadas, o resultado são operações sendo feito de maneira quase instantânea.

Um dos principais benefícios ganhos através de um processo automatizado é: o ganho de horas que os funcionários adquirem e podem aplicar em atividades mais fundamentais e estratégicas da empresa.

Um dos processos mais burocráticos e odiados pelas empresas e colaboradores, é o fechamento da folha ponto. Porém, nesse caso, estou falando das empresas que ainda optam por fazer esse processo de forma tradicional.

Por isso, a MarQ que vem mudando a forma pelo qual essas empresas fazem seu fechamento de folha ponto. Com a opção de fazer o fechamento de maneira online, fazer os cálculos automaticamente, e a folha ponto no celular, resulta em uma maior rapidez e praticidade.

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Conclusão 

Por fim, chegamos a conclusão, que para uma boa harmonia e gestão, desde a empresa pequena, até as grandes organizações devem adotar um sistema ERP para sua empresa.

É importante ressaltar que, o sistema ERP pode ser a solução para dar um “respiro” nas contas de sua empresa. Pois, além de evitar erros e retrabalhos, ter um sistema de gestão também detecta possíveis desperdícios que podem estar ocorrendo dentro da organização.

Além disso, vale ressaltar a importância da empresa ter o controle do ponto de seus colaboradores. Ter uma gestão do controle ponto sendo feita de maneira mais prática, irá aumentar a produtividade do seu RH, também irá poupar muito tempo, que antes que desperdiçado fazendo o fechamento de maneira tradicional.