Os KPIs de RH, também conhecidos como métricas e indicadores de RH, são ferramentas que ajudam a estruturar um RH estratégico para otimizar o alcance dos objetivos da empresa. Essa análise auxilia nas tomadas de decisões, oferecendo ao gestor dados confiáveis e que estão alinhados à realidade da organização.

Nesse sentido, fazer uso desses KPIs é fundamental para acertar nos investimentos do negócio e, também, para reduzir os custos de várias operações.

O que são KPIs de RH? 

Os indicadores de RH são métricas que ajudam a medir o desempenho da área de Recursos Humanos durante um determinado período de tempo.

Para que esse trabalho de mensuração seja realmente efetivo, usa-se o método de KPIs, Key Performance Indicators (indicadores-chave de performance). Nele, são acompanhados valores — tanto numéricos quanto em percentual — que medem ações e fornecem as respostas necessárias para melhoria de processos.

Até aí nada muito diferente, certo? Mas nem toda meta é um KPI. Só são considerados indicadores de desempenho aqueles que forem utilizados nas decisões estratégicas da empresa, definidos com base nos resultados de RH que são relevantes para atingir as metas de negócios.

Por isso mesmo, cuidado! Alguns exemplos do que NÃO é um indicador:

• Custo médio de entrevista;
• Tempo médio de serviço;
• Número médio de horas de treinamento por funcionário;

Por que os exemplos acima não se enquadram? Todas essas medições dizem algo sobre o quão eficiente é o RH, mas não sobre eficácia. Ou seja, nenhuma dessas métricas contribuirá diretamente para alcançar a estratégia da organização.

Qual a importância de acompanhar os KPIs de RH?

Os KPIs de RH oferecem diversos benefícios para a empresa, tais como:

• Organização dos processos internos: por meio da análise de métricas é possível conhecer melhor o seu negócio e diagnosticar problemas que o impedem de crescer e se destacar no mercado;
• Maior alcance e elaboração de metas: os KPIS oferecem objetividade ao trabalho, permitindo que os colaboradores foquem no que realmente é importante;
• Facilita o acompanhamento dos resultados: por meio dessas métricas, é possível analisar de perto se as estratégias utilizadas têm gerado os resultados esperados para a empresa.

Quais KPIs o RH precisa acompanhar?

Conheça a seguir os KPIs que devem ser acompanhados pelo RH.

1. Kpis de Absenteísmo

O absenteísmo refere-se à ausência do colaborador na empresa. Ou seja, indica o quanto um funcionário tem faltado no trabalho. Quando esses números são muito altos, significa que é preciso avaliar o clima organizacional e verificar o que tem influenciado a ausência dos colaboradores.

Os problemas podem estar relacionados ao estresse, à sobrecarga de trabalho, conflitos com a liderança, dificuldades no relacionamento entre os colaboradores, entre outros. O cálculo é realizado da seguinte forma:

Absenteísmo = horas perdidas / (horas trabalhadas + horas perdidas) x 100

2. Kpis Turnover

Oferecer aos seus colaboradores benefícios que os valorizem como profissionais é essencial para diminuir os índices de turnover. O clima organizacional também é um fator que influencia muito na decisão de permanecer na empresa ou não.

Quando o turnover aumenta, a empresa não só perde talentos, como também sofre com o aumento dos custos relacionados aos desligamentos e novas contratações. Para saber como está o turnover de sua empresa, é preciso realizar o seguinte cálculo:

Turnover = (número de admissões + número de desligamentos) / 2 / número total de funcionários

3. Indicador de reclamações trabalhistas

Cumprir os direitos dos trabalhadores é uma obrigação das empresas. Além disso, também é preciso estar atento aos conflitos organizacionais e aos problemas de gestão. Nesse sentido, manter uma boa reputação no mercado, com índices baixos de reclamações trabalhistas, é fundamental para atrair mais talentos para o seu negócio.

Na hora de fazer o cálculo desse indicador, é importante levar em consideração um período de 12 meses. Feito isso, você deve seguir a seguinte fórmula:

Reclamações trabalhistas = (número de reclamações / número de profissionais desligados) x 100

4. Indicador de benefícios

Os benefícios são excelentes atrativos que ajudam a manter os talentos dentro da empresa, motivando-os a melhorar seu desempenho para auxiliar no crescimento da organização. Com mais qualidade de vida, os colaboradores tendem a otimizar a sua produtividade e, inclusive, seus resultados.

Embora esse tipo de investimento seja de extrema importância, é necessário que não prejudique o orçamento da empresa. Sendo assim, usar o indicador de benefícios é fundamental para garantir que nada sairá do seu controle. O cálculo é feito assim:

Benefícios = gasto total com benefícios / total de profissionais

5. Kpis de recrutamento e seleção

Essa métrica é utilizada para medir o tempo de recrutamento desde o dia da divulgação do cargo até o momento em que o profissional aceita a oferta. Por meio dela, é possível entender a eficácia dos métodos utilizados pelos recrutadores da empresa. Dessa forma, o RH consegue reduzir o tempo de busca por talentos que têm um perfil alinhado à organização.

Vale destacar que existem situações em que a vaga a ser preenchida exige muito conhecimento técnico e especializações, por isso, é normal que o tempo de duração da seleção seja mais longo.

6. Net Promoter Score (NPS)

A opinião dos seus clientes é extremamente importante para o crescimento e sucesso da empresa. Nesse sentido, é importante entender qual foi a experiência deles dentro do seu estabelecimento.

Nesse caso, você pode usar um indicador chamado NPS (Net Promoter Score) para identificar o grau de satisfação do seu consumidor, a fim de buscar informações relevantes para a melhoria da sua gestão.

Você só precisa fazer uma pergunta a eles: “Em uma escala de 0 a 10, o quanto você recomendaria a nossa empresa para um amigo?”. As respostas entre 9 e 10 referem-se a clientes satisfeitos, de 7 a 8 são os neutros e de 6 a 0 são os detratores — aqueles que não tiveram uma boa experiência.

7. Satisfação do colaborador

Esse indicador leva em consideração fatores como:

• salário;
• ambiente de trabalho;
• benefícios, entre outros.

Essa métrica pode representar um importante diferencial competitivo para a sua empresa, uma vez que contar com profissionais experientes e comprometidos é fundamental para que a organização cresça de maneira sustentável.

Nesse momento, é necessário contar com elementos que mantenham sua equipe motivada, os quais não precisam estar ligados à questão salarial. Isso ajuda a melhorar a produtividade de seus colaboradores, incentivando a geração de insights valiosos para o seu negócio.

8. Produtividade e desempenho

Essa métrica visa avaliar a capacidade de cumprimento de metas e objetivos em determinado setor da empresa. Inclusive, permite estimar o desempenho do negócio em relação a outros do mesmo segmento.

Nesse momento, é preciso utilizar escalas para estipular peso às atividades executadas pelo funcionário. Portanto, a escala ficaria assim:

• 1 para quem entrega tarefas fora do prazo e com baixa qualidade;
• 2 para quem entrega tarefas dentro do prazo e com baixa qualidade;
• 3 para quem entrega tarefas fora do prazo e com a qualidade esperada;
• 4 para quem entrega tarefas dentro do prazo e com a qualidade esperada;
• 5 para quem entrega tarefas dentro do prazo e com qualidade acima do esperado.

Ao considerar os KPIs de RH, você consegue identificar gargalos que prejudicam o clima organizacional e, ainda, tem a oportunidade de criar estratégias que visam aprimorar a experiência dos seus colaboradores, motivando-os a melhorarem seu desempenho todos os dias.

Como saber se um indicador é correto para a estratégia do RH?

Os indicadores de RH podem ser divididos em drivers e outcomes. Os primeiros mensuram as causas dentro de um processo; os segundos, as consequências. Por exemplo, o ROI é um outcome, porque é o fim da cadeia, enquanto a satisfação é um driver, porque ela causa produtividade e, possivelmente, receita.

Assim, a compatibilidade entre a estratégia e indicador de desempenho pode ser verificada sempre que a métrica servir para especificar um objetivo (outcome) ou for uma condição para o sucesso do plano (driver).

Por exemplo, para alcançar a meta de ROI em recrutamentos e seleção, é preciso, entre outras coisas, ocupar as vagas no prazo.

Características de bons Kpis

Para te ajudar, de forma ainda mais objetiva, a definir os melhores indicadores para a sua equipe de RH, selecionamos também um conjunto de características que, segundo um artigo de Eckerson, um KPI deve atender:

• Esparso: Como o próprio nome diz, são indicadores-chave, o que significa que você deve se concentrar apenas nos essenciais.
• Detalhado: você deve ser capaz de ir a fundo no indicador. Por que não estamos atingindo nossa meta de custo de recrutamento? Quais grupos são mais caros para recrutar? Ao realizar um aprofundamento, você pode ter maior previsibilidade e ver de fato onde estão as melhorias.
• Simples: os usuários precisam entender o KPI. Se não for simplificado, é difícil de ser comunicado e gerar foco.
• Acionável: A razão pela qual o Recursos Humanos se concentra apenas nos dados relacionados aos resultados da área é porque é possível ter influência sobre eles. Lembre-se, portanto, que a área de Gente não é responsável por receita ou sucesso de vendas e, portanto, deve focar apenas nos KPIs cujos resultados ela pode afetar.
• Propriedade: de acordo com os pontos anteriores, os KPIs precisam ter um proprietário. Ele será recompensado em caso de sucesso e considerado responsável se não atingir o alvo.
• Correlacionado: O indicador deve estar relacionado ao resultado desejado. Quando falamos sobre metas de negócios, os KPIs do RH precisam estar relacionados a eles.
• Alinhado: Um indicador não deve prejudicar o outro.

Quais as principais ferramentas de indicadores de desempenho de RH?

Para resultados mais precisos, é importante contar com ferramentas eficientes e aprender a utilizá-las. Veja algumas delas a seguir:

Weekdone

O Weekdone é um software de relatório semanal baseado na metodologia de OKRs, usado para gerenciamento de equipe, estabelecimento de metas e melhoria da comunicação da equipe.  Com ele, você consegue manter gestores e funcionários atualizados sobre tarefas, criando , gerenciando e acompanhando objetivos de longo prazo.

Amplitude

A ferramenta Amplitude é importante para medir KPIs com base na opinião dos clientes enquanto utilizam o produto. Sua inteligência artificial sugere inovações com base no que as pessoas fazem dentro de um aplicativo, por exemplo.

Disponível também em versão gratuita, esse método foi criado para auxiliar na construção de produtos melhores de acordo as necessidades dos clientes.

Geckoboard

A Geckoboard é uma das ferramentas mais completas e pode ser utilizado por qualquer organização, pois ele não mede somente KPIs. Com mais de 60 integrações capazes de juntar diversos serviços em um único quadro, agradável e eficiente.

Com ele o usuário consegue visualizar todos os números de uma só vez e tem maior clareza para a tomada de decisões.

Qulture.Rocks

A ferramenta Qulture.Rocks é focada na gestão de desempenho de equipes, desse modo, ela permite o registro de OKRs e KPIs da empresa, áreas e de equipes específicas.

Além disso, ela dá também toda a estrutura necessária para a troca e registro de feedbacks, assim como a realização de PDIs (Planos de Desenvolvimento Individuais).

Quais são os cuidados na hora de escolher indicadores?

Por mais que existam diversos indicadores, o segredo é não escolher uma medição sem ter uma finalidade específica. Se você não souber o por que está acompanhando um número, ele será uma mera burocracia na empresa.

A principal motivação, nesse sentido, é a melhoria do desempenho. Avaliamos, por exemplo, a satisfação dos colabores para identificar se a performance está dentro, aquém ou além das expectativas, entendendo a necessidade de agir.

Outro cuidado é saber o momento de aplicar os indicadores de RH. Muitas vezes, em períodos muito curtos, como dia, semana e mês, os números ainda não revelam a realidade. Por exemplo, ao investir em um treinamento, dificilmente as receitas vão aumentar no dia seguinte a conclusão do projeto.

Por fim, procure sempre o auxílio de soluções de informática, automação de processos, computação na nuvem e outras inovações. Boas ferramentas expandem a quantidade de dados que os profissionais conseguem acompanhar e facilitam o cruzamento de informações.

Quando você passa a entender a importância de indicadores de RH e do uso da tecnologia para mensuração do desempenho da empresa, fica mais fácil criar estratégias que ajudem seu negócio a crescer cada vez mais.