Com a chegada de um novo colaborador acaba que mesmo o gestor de RH mais experiente pode ficar com dúvidas sobre quais os documentos necessários na hora de admitir alguém.

O processo de admissão merece sua devida atenção, principalmente em relação à legislação trabalhista, previdenciária e tributária vigentes no país. Além disso, com a nova reforma trabalhista de 2017, a atenção deve ser redobrada na hora de organizar os documentos para admissão.

Entender que essa é uma fase obrigatória em todas as organizações faz com que o Departamento Pessoal dê uma atenção especial e invista em melhores práticas.

Confira no artigo a seguir, como você gestor de RH pode resolver isso de maneira rápida, assertiva e ainda otimizar o seu tempo.

Passo a Passo para Admissão de colaboradores

Dentre os inúmeros desafios do profissional de RH, realizar o recrutamento e seleção faz parte do cotidiano. O RH que tem como objetivo selecionar e atrair os melhores talentos do mercado para preencher uma vaga disponível na empresa.

É durante o processo de admissão que o profissional terá que enviar uma série de documentos ao departamento pessoal, a fim de que a empresa possa realizar a formalização do contrato de trabalho dentro dos termos da lei.

Qual a necessidade dos documentos admissionais?

Existe alguns motivos pelo qual é solicitado uma série de documentos. Os registros civis servem para que a empresa identifique e conheça melhor o novo colaborador.

Além disso, é preciso descobrir os dados sobre dependentes financeiros, eles são importantes para cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF e pensão alimentícia.

Também são importantes no caso de inclusão nos benefícios concedidos pela empresa (convênio médico e odontológico, auxílio creche etc.)

É bacana reforçar que a admissão de uma pessoa só pode ser válida  a partir da apresentação dos documentos oficiais.

Qual prazo para a entrega de documentos?

Não existe legalmente nem um prazo, normalmente quem determina isso é a própria empresa. Porém, a partir do momento em que o pré-colaborador entrega a documentação solicitada, de acordo com a Lei nº 5.553, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver todos os documentos originais, mesmo se forem cópias autenticadas.

Além disso, também existe um prazo para que a carteira esteja assinada após a entrega dos documentos admissionais.

Segundo o artigo 29 da CLT, a empresa tem o prazo de apenas 48 horas para devolução da carteira de trabalho devidamente assinada pelo contratante.

Com esse prazo definido por lei, cabe ao setor de Departamento Pessoal, responsável pelo cadastro do colaborador, a responsabilidade de gerir esse processo da forma mais ágil e efetiva possível, para que a empresa não sofra penalidades.

Unificando as informações no eSocial

O eSocial é uma parte do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, e serve para que as empresas unifiquem o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas para o Governo Federal.

Portanto, o uso do eSocial é obrigatório independente da quantidade de colaboradores e o profissional de departamento pessoal tem a responsabilidade de enviar todos os dados do pré-colaborador para esse sistema.

Confira os documentos para admissão

Agora, listaremos todos os documentos necessários para a contratação do colaborador. Entenda que eles são indispensáveis e devem ser apresentados tanto pela empresa quanto pelo contratado.

Documentos que devem ser apresentados pela empresa:

• declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
• contrato individual de trabalho;
• ficha de salário-família;
• livro ou ficha de registro de empregado.

Documentos a serem apresentados pelo colaborador:

• atestado médico admissional;
• carteira de identidade;
• foto 3×4;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• título de eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);
• certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos;
• cópia do comprovante de residência;
• cópia do comprovante de escolaridade;
• CNH, para cargo ou profissão que exija a utilização de veículos;
• cópia da certidão de casamento, se for o caso;
• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;
• comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;
• atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso.

Existe diferença no pedido de documentos para diferentes contratações?

Como vimos acima, a quantidade de documentos exigidos na admissão de um colaborador é grande. Mas será que essa lista é a mesma para todos os tipos de contratações? A resposta é sim.

Os documentos que separei nos tópicos acima são exigidos para a contratação de profissionais celetistas. Mas para outras categorias como estagiários ou jovem aprendiz, essa lista é diferente e até mesmo menor.

Para que não haja dúvidas, confira a seguir os documentos necessários para estas contratações que são muito comuns no mundo corporativo.

Estágio

O estágio é uma modalidade de trabalho que permite a entrada de muitos jovens no mercado de trabalho. Ele possui características bem distintas da contratação de profissionais celetistas, como por exemplo uma menor carga horária; duração; e claro, os documentos necessários para sua inserção na empresa.

Todas as regras envolvendo este tipo de contratação estão previstas pela Lei nº11788, mais conhecida como Lei do Estágio. Dentre suas normas, está a de que estes jovens não são considerados como empregados comuns, ou seja, não dispõem das mesmas regras previstas pela CLT.

Por isso, os documentos necessários para sua contratação são diferentes. Neste caso, o principal é o chamado Termo de Compromisso de Estágio (TCE), que irá centralizar todas as informações necessárias para a formalização da admissão.

Nele, devem estar presentes as seguintes informações:

• Número do RG e CPF do estudante;
• Responsabilidades de cada uma das partes;
• Objetivo do estágio e definição da área;
• Plano de atividades com vigência;
• Jornada de trabalho do estagiário;
• Definição do intervalo na jornada diária;
• Vigência do Termo;
• Motivos de rescisão;
• Concessão do recesso dentro do período de vigência do Termo;
• Valor da bolsa;
• Valor do vale transporte;
• Concessão de benefícios

Jovem Aprendiz

O Jovem Aprendiz também é um programa que visa a profissionalização dos jovens com oportunidades no mercado de trabalho. E assim como no item anterior, possuem regras e normas distintas sobre o processo de admissão.

A grande diferença deste modelo é que para realizar a contratação destes jovens, é necessário preencher a carteira de trabalho com todas as informações sobre o vínculo empregatício.

Além de ser fundamental anotar a função exercida precedida pela palavra “aprendiz”, os documentos necessários para formalizar essa contratação são:

• Números do RG e CPF;
• CPF do pai ou da mãe (no caso de jovens com menos de 18 anos);
• Carteira de trabalho;
• Comprovante de residência;
• Atestado de frequência escolar;
• Certificado de conclusão do Ensino Médio (se houver).

Agora, você sabia que segundo algumas regras trabalhistas, existem alguns documentos que não podem ser solicitados pelas empresas no momento de admissão, em nenhuma dessas categorias profissionais? Vamos descobrir quais.

Quais documentos não podem ser solicitados pela empresa?

Também existem documentos que não podem de maneira alguma, se exigidos pelo empregador e que, se feito, acarreta multas e penalidades. São eles:

• exame de HIV;
• exames que comprovem gravidez;
• registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa;
• dados de antecedente criminal;
• documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.

Esses itens são considerados de caráter discriminatório quando solicitados ao empregado e, caso uma empresa os solicite, causando constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho, ela pode sofrer uma ação trabalhista e ser gravemente multada.

Como otimizar o processo de admissão de colaboradores?

Portanto como observamos no artigo, realizar todo o processo de admissão é algo  complexo e exige bastante atenção por parte do time de RH. No entanto, com a MarQ Ponto é possível gerir a equipe, de forma que toda a etapa burocrática envolvendo a admissão do novo colaborador seja mais ágil e eficiente.

Solicite as informações e documentos dos novos funcionários diretamente pelo aplicativo.

• Processo de admissão mais ágil no envio dos documentos;
• Solicite e avalie individualmente os documentos enviados personalizado de acordo com o seu processo;
•  O funcionário envia toda a documentação necessária através do próprio aplicativo.

Conclusão

Em Conclusão, todos os documentos para admissão listados acima, é possível enfrentar a burocracia.

Por isso, sua empresa deve saber todos os documentos necessários para a admissão, para que não cometa erros nesse processo e corra o risco de sofrer penalidades e processos pelo não envio das informações necessárias aos órgãos oficiais.