Pensando em uma melhor estruturação da empresa, foi criado um documento chamado POP, ele nada mais é que um descritivo que ajuda o time a entender como executar as atividades.

Afinal, diversas empresas têm dificuldade em criar processos dentro da empresa, e isso é um problema que afeta diretamente toda a equipe como também os planejamentos estratégicos, pois sem isso é quase impossível manter um padrão de qualidade.

Quer aprender como criar esse documento e como colocar em prática na sua empresa? Então confira tudo no artigo a seguir.

O que é POP?

POP significa Procedimento Operacional Padrão, como falamos anteriormente ele tem objetivo de trazer em detalhes as recomeçadões, práticas e formas de executar as atividades na empresa. A sua intenção é que exista uma padronização na execução das atividades da empresa.

Tudo isso faz com que minimize as chances de erros, além de garantir um padrão de qualidade na execução das atividades.

Como definir os objetivos do POP?

Definir processos é primordial, afinal ele está ligado diretamente com a qualidade e desempenho. O POP vai ajudar a sua empresa a manter um padrão na execução das demandas diárias, para não ocorrer desvio de qualidade nas atividades.

Assim, criar um documento descritivo ajuda a prever eventuais problemas e emergências, criando um padrão de comportamento para que cada parte da gestão seja feita da melhor forma possível.

Por que padronizar processos?

Ainda não conseguimos convencer você das vantagens de mapear e padronizar as atividades com uso do POP? Confira a seguir alguns dos benefícios de implementar esse documento na sua empresa.

Ajuda os novos colaboradores

O POP pode ajudar a empresa com as atividades e demandas, padronizando elas fica muito mais fácil realizar orientações para os novos colaboradores, assim as chances deles entregarem as atividades de forma mais assertiva e conseguirem se adaptar a forma que a empresa executas as atividades é muito mais fácil.

Sendo assim, o POP garante mais segurança para empresa e para os funcionários, pois estão cientes do que realmente é importante para empresa.

Otimiza processos

Tendo esse documento padronizado, ele garante uma qualidade superior na entrega de demandas, além de otimizar o tempo do time. Afinal, o POP diz de forma detalhada como deve ser executada a atividade, minimizado os possíveis erros.

Dessa forma, a empresa consegue deixar o colaborador mais produtivo, extraindo o melhor desempenho e eficiência.

A chances de erros processuais diminuem consideravelmente, evitando a necessidade de alterações e garantindo mais sucesso para as atividades.

Como aplicar o POP?

O POP deve ser aplicado, principalmente, em atividades que impactam os resultados da empresa, sendo assim, é importante válidar qual a necessidade do seu negócio.

Porém, é importante entender que cada aplicação precisará de um documento específico, logo, apresentará variações em sua produção.

Como elaborar um POP?

Ele deve ser elaborado com atenção e precisa estar dentro da estrutura e formato adotados pela empresa. É bacana que exista uma validação formal, como uma assinatura do responsável.

Confira alguns passos básicos para adaptá-los à realidade do seu negócio.

Qual objetivo esperado?

Nessa etapa, você ainda não precisa descrever as atividades que devem ser realizadas, e sim qual o intuito do documento.

Além disso, defina o nome do POP, informando o processo ou atividade a ser desenvolvido de forma direta e explícita.

Porém, ao definir um objetivo, é importante se questionar se a empresa realmente precisa de um POP para ele ou se já existem outros documentos com o mesmo propósito. Muitas vezes, você só precisará revisar e aprimorar um protocolo já criado.

Escolha o formato

Depois de definir o objetivo, é importante estabelecer a formatação do documento. Se sua empresa já utiliza outros procedimentos operacionais padrões e já tem os documentos finalizados, a dica é replicar o formato para novos processos.

No entanto, separamos aqui alguns exemplos de modelos que você pode aplicar:

Modelo simplificado

Normalmente só incluindo uma lista numerada das etapas que precisam ser executadas para se completar um processo.

No entanto, especialistas recomendam que você só use este método quando o processo em questão é simples e direto. Melhor ainda se ele puder ser completado sem chances de falhar.

Hierárquico

Hierárquico é bem mais detalhado na forma de descrever como completar cada passo do processo. Além de você descrever os passos 1, 2 e 3 (e assim por diante), também é necessário incluir sub-etapas (1a, 1b, etc.).

Além disso, esse formato é mais adequado para tarefas mais complexas, que precisam de maior contexto ou de verificações mais detalhadas antes de se completar cada etapa.

Fluxograma

Para completar, finalmente chegamos no tipo de POP mais complexo de todos. Trata-se do Procedimento Operacional Padrão em estilo de fluxograma, que é o mais indicado para se usar em situações que tenham múltiplos resultados possíveis.

Geralmente, quando for criar um fluxograma, você precisa levar em conta a maneira como o passo anterior vai afetar como a sua equipe precisa lidar com os próximos passos.

Você verá que, em múltiplas situações, será necessário que quem está seguindo o POP decida como vai prosseguir. Com isso, existem certos caminhos no fluxograma que simplesmente não vão servir dependendo do conteúdo do documento e do contexto em que está sendo executada a tarefa.

Forneça ações corretivas

Por fim, é importante que você aponte ações que devem ser realizadas caso não seja possível cumprir algum dos passos planejados ou mesmo na ocorrência de falhas no processo. Para isso, é importante identificar o que pode dar erradonos processos e como cada erro pode ser corrigido de modo a causar menor impacto para o negócio.

Como usar o POP na gestão de pessoas?

Portamto, Gerir pessoas não é um papel fácil, mas o POP é um documento importante para diversas áreas e setores dentro da empresa, logo, a ferramenta pode sim ser utilizada no RH. Além da utilização do POP, você pode contar com a nossa ferramenta de gestão e controle de ponto, com ela é possível otimizar em até 90% o tempo do seu RH.

Nesse contexto, com a nossa ferramenta é possível fornecer os passos e ações importantes em processos, como:

• Recrutamento e seleção;
• Pesquisas de clima organizacional com a ferramenta de feedback;
• Coleta e análise de dados sobre os colaboradores;
• Avaliações de desempenho.

Em outras palavras, sua aplicação no RH faz com que o setor atue de maneira mais estruturada, garantindo mais eficiência nas atividades e melhorando a gestão de pessoas.

No entanto, na hora de elaborar o POP, é importante que a empresa faça uma autoanálise e identifique seus principais processos e atividades. Entenda que copiar ou replicar o procedimento operacional padrão de outras organizações é um erro, já que as realidades internas podem ser muito distintas.

Conclusão

Em suma, nós explicamos o que é POP (Procedimento Operacional Padrão) e explicamos como implementá-lo na sua empresa. Se aplicado corretamente, ele vai permitir que a sua empresa consiga entregar os resultados que busca com consistência.