A sua empresa certamente sabe o que é eSocial, e deve utilizar ele para o envio de dados previdenciários, tributários, fiscais e trabalhistas dos colaboradores ao governo.

Apesar dessa obrigatoriedade no uso do eSocial, muitas empresas têm dúvidas sobre o seu funcionamento, regras e objetivos desse sistema.

Quer saber mais sobre o eSocial e como ele vai afetar o cotidiano da sua empresa? Vamos explicar tudinho agora.

O que é eSocial?

eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Esse é um software criado pelo Governo Federal em dezembro de 2014, pelo Decreto n° 8373/2014, e lançado no ano de 2015.

O sistema é uma iniciativa da Receita Federal, Caixa Econômica, INSS e Ministério do Trabalho e que faz parte do SPED – um projeto que busca modernizar vários processos envolvendo obrigações fiscais e, assim, reduzir a burocracia que limita o setor empresarial brasileiro.

Com a implementação do eSocial, as empresas passaram a utilizar esse sistema unificado.

Isso quer dizer que, muitas das tarefas de prestação de informações ao governo foram otimizadas. Esse software foi desenvolvido em parceria com órgãos e entidades como:

• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Caixa Econômica Federal (CAIXA);
• Ministério da Previdência Social (MPS);
• Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);

O artigo 2 do Decreto n° 8373/2014 detalha o que é eSocial da seguinte forma:

Art. 2º O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo ambiente nacional composto por:

I – escrituração digital, contendo informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas;

II – aplicação para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e

III – repositório nacional, contendo o armazenamento da escrituração.

Qual o objetivo do eSocial?

A principal função do eSocial é otimizar o repasse de informações por parte das empresas para os órgãos mencionados acima. Além disso, com o processo automatizado, existe uma transparência maior nas relações trabalhistas e uma centralização de dados.

Um dos objetivos é também evitar,  a sonegação de impostos por meio da omissão de dados trabalhistas ou previdenciários. Uma vez que, o próprio sistema exige o preenchimento de informações e se utiliza do cruzamento de dados para confirmá-las.

Como funciona o eSocial?

O eSocial é nada mais que um sistema/portal web. É por meio dele que as empresas preenchem e enviam os dados referentes aos seus colaboradores como dados relacionados a admissões, demissões, folha de pagamento e outros.

Sendo assim, é através do eSocial que a forma digital, otimizou-se o trabalho de envio de informações aos órgãos e entidades responsáveis pelas relações trabalhistas.

Isso ajudou muito a vida das empresas, afinal antes do programa era utilizado diferentes meios e, os documentos e dados, eram enviados pela empresa separadamente.

O que ele muda para as empresas?

Com a chegada do eSocial, diversas empresas precisaram adequar suas rotinas conforme as novas obrigações legais desse sistema.

Posto que, qualquer descumprimento no envio de informações, erros nos dados ou omissões podem gerar multas à empresa.

Sendo assim, o eSocial trouxe para as empresas mudanças nos seguintes setores:

• RH desburocratizado: Esse setor é o que mais sofreu mudanças com a implementação do eSocial. Não só no sentido organizacional, de envio de dados (admissões, demissões, afastamentos, folha de pagamento e outros), mas de agilidade para que os prazos estipulados pelo sistema sejam cumpridos.
• Segurança do trabalho focada em procedimentos de segurança: Como os acidentes de trabalho também precisam ser informados no eSocial, o setor responsável pela segurança do trabalho precisa se desdobrar quanto aos procedimentos de segurança, normas, etc. Além de um conhecimento prévio dos prazos dos eventos do eSocial quanto a dados de afastamento (doença ou acidente) e em caso de falecimento do empregado.
• Jurídico alinhado com o RH: Qualquer pagamento referente a processos judiciais precisam constar no eSocial. Por isso, esse setor precisa estar alinhado com o RH para que todas as informações sejam inseridas.
• Área financeira focada nos pagamentos: Todos os pagamentos precisam estar de acordo com as informações cedidas para o eSocial. Portanto, o setor precisa estar atento para que as informações apresentadas, ao serem cruzadas, estejam corretas.

Quais as obrigações que o eSocial substitui?

Como dito anteriormente com a chegada do eSocial foi possível realizar a substituição de vários documentos que eram enviados individualmente foram inseridos dentro do sistema.

Ter esse esse conhecimento sobre o que é eSocial, inclusive, contribui para que a empresa saiba exatamente quais as obrigações que ele substituiu, que são as seguintes:

• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
• LRE (Livro de Registro de Empregados);
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• CTPS Digital (Carteira de Trabalho e Previdência Social);

Com essas substituições, a auditoria das informações dos colaboradores por parte do governo e dos órgãos responsáveis foi facilitada, sem contar que houve uma organização maior das informações, por meio do sistema unificado.

Quais as vantagens do eSocial?

Ao saber exatamente o que é eSocial, a empresa consegue identificar os inúmeros benefícios que esse sistema trouxe.

Sendo um dos mais notórios o de simplificar os processos relacionados às relações trabalhistas, que anteriormente precisavam se utilizar de diferentes plataformas e modelos no envio de informações, e que gerava diversos erros trabalhistas, previdenciários e fiscais.

Entre as principais vantagens do eSocial para as empresas é possível destacar as seguintes:

• Informações centralizadas num mesmo sistema;
• Padronização no envio de informações;
• Facilitou a auditoria dos dados trabalhistas;
• Assegurou os direitos dos colaboradores, por meio de uma transmissão de dados mais segura;
• Otimizou o processo de transmissão de dados ;
• Reduziu as chances de erros humanos;
• Garantiu uma transparência maior nas relações trabalhistas;
• Trouxe maior segurança no armazenamento de dados;
• Eliminou a transmissão de dados repetidos;
• Substitui obrigações acessórias;
• Melhorou a qualidade nas informações prestadas ao governo e aos órgãos e entidades trabalhistas.

E as desvantagens 

Como qualquer tecnologia, ainda mais se for considerar as relações trabalhistas que são envolvidas por diversas leis e regras trabalhistas, ela contempla vantagens, mas também desvantagens. As principais desvantagens do eSocial são:

• Exige a adaptação do sistema de RH para que se integre ao eSocial;
• Necessidade de revisão de processos internos;
• Aumento no gasto com investimento em treinamento com os profissionais de RH, para que saibam utilizar o sistema;

Toda empresa precisa aderir ao eSocial?

Empresas que possuem funcionários e que precisam seguir a legislação trabalhista, tributária ou previdenciária devem saber o que é eSocial e precisam aderi-lo.

Pessoas físicas que contratam algum prestador de serviço, como empregadas domésticas, também precisam cumprir as obrigações legais perante o eSocial. Assim como pessoas jurídicas, microempresas e empresas de pequeno porte, conforme previsto na lei.

O inciso 1 e 2 do artigo 2, que faz parte do Decreto do eSocial, descreve quatro categorias, mais as microempresas e empresas de pequeno porte como sujeitas a prestar informações ao eSocial:

§ 1º A prestação das informações ao eSocial substituirá, na forma disciplinada pelos órgãos ou entidades partícipes, a obrigação de entrega das mesmas informações em outros formulários e declarações a que estão sujeitos:

I – o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e os que forem a eles equiparados em lei;

II – o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço;

III – as pessoas jurídicas de direito público da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios; e

IV – as demais pessoas jurídicas e físicas que pagarem ou creditarem por si rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF, ainda que em um único mês do ano-calendário.

§ 2º A prestação de informação ao eSocial pelas microempresas e empresas de pequeno porte, conforme a Lei Complementar nº 123, de 15 de dezembro de 2006, e pelo Microempreendedor Individual – MEI será efetuada em sistema simplificado, compatível com as especificidades dessas empresas.

O trabalhador pode acessar o eSocial?

O eSocial é acessado por Empresas e o Empregador Pessoa Física, como o próprio portal do sistema diz, mediante preenchimento do CNPJ/CPF, código de acesso e senha.

O que mudou desde o anúncio do eSocial?

A implementação do eSocial, desde o seu surgimento, foi feita em etapas, as chamadas fases, que fizeram parte de cada um dos grupos que compõem o sistema, como empregadores de pessoas físicas, órgãos públicos e outros.

Desde o seu anúncio a rotina das empresas foram alteradas. Entre as principais mudanças com o eSocial é possível apontar:

• Desburocratização no envio de dados, já que o sistema foi unificado;
• Otimização na inserção de dados, já que o processo é feito apenas uma vez e as informações servirão como base para todas as entidades;
• Maior organização e simplificação no gerenciamento dos dados dos colaboradores;
• Transparência trabalhista e jurídica junto ao tratamento de dados;
• Economia, já que tudo é armazenado de forma virtual, evitando gastos com papéis ou arquivos físicos;

Mas a mudança não foi apenas na rotina das empresas, a ferramenta também se atualizou ao longo dos anos, tanto que em 2021 o governo lançou o chamado Novo eSocial Simplificado, para reduzir o número de informações solicitadas e facilitar o preenchimento de dados.

O Novo eSocial Simplificado:

• Reduziu o número de eventos e campos de layout;
• Flexibilizou as regras do sistema, oferecendo maior agilidade e minimizando as chances de erros;
• Substituiu obrigações acessórias;
• Trouxe um sistema mais simplificado;

Com o surgimento do Novo eSocial Simplificado alguns dos eventos foram removidos e outros incluídos.

Conclusão

Como você viu ao longo deste conteúdo, saber o que é eSocial se tornou extremamente importante na rotina do setor de RH, sendo um ponto de contato para que as relações trabalhistas sejam desburocratizadas e mais transparentes.

O eSocial surgiu principalmente para que as empresas tivessem seu trabalho facilitado ao gerenciar dados dos seus colaboradores e principalmente informassem de forma mais simples e rápida os órgãos responsáveis por mediar as relações trabalhistas.

Apesar disso, o eSocial, por mais otimizado que tenha passado a ser os processos em torno dos empregados, exige uma expertise dos profissionais de RH que estarão à frente do gerenciamento desse sistema.

Afinal, qualquer deslize no preenchimento de dados, omissão ou perda do prazo pode acarretar em multas ou processos trabalhistas. Impactando diretamente as finanças da empresa.

Dessa forma, é possível dizer que o eSocial surgiu como um facilitador para as empresas, principalmente por sua capacidade organizacional e de centralização de dados, mas se não utilizado de forma correta pode ser um grande vilão na rotina da organização.