Fazer pagamentos dos funcionários é um momento que requer muita paciência e atenção. Qualquer pequeno equívoco que aconteça em um momento como esse pode trazer sérias consequências para sua empresa, como é o caso do pagamento em duplicidade. 

Um erro como esses é muito preocupante dentro de uma empresa – pensando que todas as verbas são alocadas previamente no planejamento. Por isso, uma investigação deve ser feita para que o problema seja resolvido o mais rápido possível. 

Muitas vezes, a empresa deve até averiguar os processos internos que antecedem a folha de pagamento, como é o caso do controle da folha de ponto, em busca de falhas durante ou após o fechamento.

Há diferentes razões pelas quais o pagamento em duplicidade pode acontecer, mas essa situação sempre gerará dores de cabeça. Além de ficar sem o valor referente ao segundo pagamento no caixa, a empresa ainda tem todo o transtorno de negociar o reembolso.

Pensando em te ajudar, preparamos este artigo completo para que você possa entender melhor como essa situação ocorre.

O que é pagamento em duplicidade 

O pagamento em duplicidade acontece quando um mesmo pagamento ocorre duas ou mais vezes, seja esse pagamento feito por um consumidor, pessoa jurídica ou física.  Essa maneira dupla de pagamento pode ocorrer com qualquer serviço que seja contratado via boleto bancário ou cartão de crédito. 

Os principais motivos que podem levar ao pagamento duplicado são a desorganização financeira, erro do banco, falha dos processos internos ou tecnológicos da sua empresa e outros. Todavia, o principal motivo para que ele ocorra é por falta de organização do setor financeiro ou de recursos humanos das empresas ao fechar a folha de pagamento. 

Independente do motivo que levou a falha de pagamento, essa situação gera muitos transtornos internos pois esse dinheiro vem do caixa de uma empresa e, muito provavelmente, havia outros projetos ou planos que o envolviam.

 Também vale ressaltar que esse tipo de problema ressalta falhas relativas à gestão de pagamentos, como falhas na tecnologia, sistemas obsoletos, gargalos no processo, desorganização ou mesmo esquecimento, como já mencionado previamente. 

Vale ressaltar que é preciso tranquilidade para encontrar a melhor solução em cada caso e sempre estar atento ao que a legislação brasileira prevê sobre o assunto, que é o que veremos a seguir.

O que a clt diz sobre pagamento em duplicidade 

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não contém nenhuma lei específica sobre o pagamento duplicado. Contudo, há um artigo que pode ser utilizado para solucionar esse tipo de caso.

De acordo com o artigo 462 da CLT é permitido o desconto de adiantamento no salário. Outra lei  destinada a empresários, a Lei 10.820/ 2003, regula a quantia de dinheiro destinada a esse tipo de desconto: ela deve corresponder ao valor de 30% do salário líquido do colaborador. 

Mas o que exatamente significa essa lei e o desconto? Um desconto como adiantamento, nada mais é do que pagar, ao seu funcionário, uma parcela do salário antecipadamente.

Ou seja, caso um trabalhador precise de uma quantia X do salário antes da data de pagamento, ele pode receber uma parcela – máxima de 30% do  do salário base – em uma semana, e o resto em outra desde que acordado com o empregador.

Mas o que isso tudo tem a ver com a duplicidade de pagamento? Nos casos de duplicação, se pode usar a lei do adiantamento para quitar o valor excedente. Ao invés de pagar adiantado, o empregador pode “não pagar” máximo de 30% do salário do colaborador, até que o valor a mais seja anulado. 

Vale ressaltar que todo esse processo deve ser de comum acordo entre as partes e deve estar documentado com as assinaturas de empregado e empregador.

Pagamentos em duplicidade na folha de pagamento 

Outra possibilidade de pagamentos em duplicidade é quando isso acontece ao pagar os colaboradores. Normalmente, ao pagar o salário, horas extras ou alguma verba trabalhista, o erro acontece e o valor é pago duas vezes. 

Nessas situações o erro também pode acontecer por conta de erro bancário, quando o próprio banco faz o pagamento duas vezes. Nesse caso, o próprio banco deve fazer o processo de estorno dos valores. 

Outro motivo pelo qual o pagamento em duplicidade aos funcionários pode acontecer é por erros do setor de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal da empresa. Neste caso, assim que se identificar o erro é necessário contatar o colaborador e solicitar a devolução do valor ou propor um acordo com o mesmo. 

O valor poderá ser devolvido por meio do cartão de crédito do colaborador, transferência direta para a conta bancária da empresa ou, o mais comum e já mencionado previamente, descontar o valor excedente em parcelas de 30% dos próximos salários até que tudo se quite. 

Para evitar que esse tipo de falha continue a acontecer, você pode contar com softwares que facilitem o trabalho do seu departamento de RH. Com o sistema de controle de ponto digital da MarQ sua empresa consegue economizar até 90% das horas dedicadas para a gestão e controle de ponto online dos funcionários. Assim, seus departamentos de RH possuem mais tempo para se dedicar às atividades de pagamento dos funcionários e evitar possíveis pagamentos em duplicidade

O que fazer para evitar duplicidade

Como visto previamente, a organização financeira é a resposta para evitar pagamentos em duplicidade. E para que ela aconteça, é fundamental contar com um bom gerenciamento financeiro.

Existem muitos elementos que compõem uma boa gestão financeira, mas os mais importantes são o fluxo de caixa e o capital de giro, já que é com eles que você conseguirá saber se sua empresa tem recursos suficientes para arcar com todos os seus compromissos ou não.

Agora, vamos entender um pouco mais sobre esses dois itens. O fluxo de caixa  é o registro de todas as movimentações financeiras da  sua empresa. Já o capital de giro é o que possibilita à empresa pagar as despesas do dia a dia.

Para que ambas essas situações ocorram da maneira correta, deve-se registrar com extremo cuidado tudo o que entra e sai do caixa da empresa. Além disso, também é necessário acompanhar valores no banco e conciliar os pagamentos. 

Caso esse tipo de acompanhamento não aconteça, é mais difícil de perceber as falhas de pagamentos e/ou valores faltantes. A organização financeira também é importante para que sua empresa tenha recursos financeiros em casos excepcionais.

Ferramentas que facilitam dia a dia da empresa

Agora que já falamos sobre o que é o pagamento em duplicidade, vamos abordar sobre quais ferramentas são importantes para a gestão financeira.

Gerenciador de notas fiscais

Administrar as notas fiscais pode ser uma tarefa difícil, mas é extremamente necessária para o controle financeiro.

Contar com um sistema de gerenciamento de notas fiscais ajuda a reduzir erros na emissão e minimiza a burocracia, automatizando e otimizando o tempo da equipe. Muitos softwares são integrados com sistemas financeiros, facilitando ainda mais o controle. 

Planilhas eletrônicas 

As planilhas eletrônicas ajudam a manter o controle das contas a pagar e a receber, a acompanhar indicadores financeiros, a gerenciar fluxo de caixa e a analisar demonstrativos de resultados. 

ERP

Um ERP é um sistema de gestão integrado, que consegue otimizar diversas ações, desde o registro de venda até mesmo a geração de notas fiscais e relatórios financeiros.

Ele facilita a identificação e análise das informações financeiras, e assim ajuda a tomar melhores decisões. Suas funcionalidades vão do setor financeiro, vendas, RH, estoque e outros. 

Sistemas financeiros

Ajudam a automatizar rotinas financeiras e contábeis, tornando o acompanhamento e controle financeiro bem mais simples. Todas as análises podem ser feitas em painéis de controle que, geralmente, são bastante intuitivos. 

Sistemas de pagamento

Quando a empresa oferece diversas modalidades de pagamento, como boletos, cartões, cheques e depósitos, pode ser difícil controlar todos os recebimentos. Os recebimentos também são automatizados com bancos e administradoras de cartões e a gestão é feita online, facilitando o controle. 

Controle de ponto digital 

Percebemos no decorrer deste artigo que um dos principais prejuízos causados devido a duplicidade de pagamento é o financeiro.  Portanto, agora vamos abordar mais uma ferramenta que é essencial para o bom funcionamento da sua empresa: o controle de ponto digital. Esse tipo de sistema permite que seus funcionários registrem seus horários através de celulares e/ou tablets de forma remota ou presencial, basta ter o aplicativo instalado. O controle de ponto online, também oferece segurança e agilidade para todas as atividades que envolvem o registro de jornada e o acompanhamento dessas, garantindo mais agilidade, efetividade e menos chances de erros serem cometidos.

Com o controle de ponto da MarQ você pode estar informado acerca das informações de jornada dos seus colaboradores automaticamente. Graças a nossos  diversos relatórios  e gráficos, você fica sabendo quais são os atrasos, faltas, ocorrências e intervalos, facilitando a análise do seu setor de RH.

Conheça mais algumas das nossas vantagens:

• integração com a folha de pagamento;
• geolocalização e foto no momento que seus colaboradores marcam o ponto;
• gestão em tempo real;
• indicadores e métricas para medir o humor e produtividade ;
• programação de férias e feriados;
• solicitações de ajustes online

Com essas e muitas outras funcionalidades, seu departamento de RH consegue ser mais efetivo em suas atividades, tendo menos erros de registros e fraudes de ponto. Também há sobra de tempo para que possa haver mais foco em outras atividades.  Assim, seu departamento não precisa mais ficar horas analisando dados dos registros manuais de ponto. 

Entre em contato com um de nossos consultores e realize seu teste grátis! Venha para a MarQ e entenda porque somos mais do que apenas um sistema de controle de ponto online.

Conclusão 

Agora você já sabe do que se trata os pagamentos em duplicidade, como eles acontecem e o como evitá-los! E, se você quer facilitar os processos internos da sua empresa e facilitar o cotidiano do seu departamento de Recursos Humanos, conte com o controle de ponto digital da MarQ.