A folha de ponto digital é uma ferramenta que veio para revolucionar o controle de horas trabalhadas. Com ela, é possível registrar a entrada e saída dos funcionários de forma eficiente e segura, evitando erros e fraudes.
A falta precisão no controle de horas é um dos problemas mais comuns do RH e que afeta a rotina de empresas de todos os tamanhos.
Muitas começam a resolver esse desafio usando formas manuais para fazer o controle de ponto de seus colaboradores, como livros ponto. Porém, essas saídas ainda são muito suscetíveis a erros.
Por esse motivo, muitas empresas adotam soluções digitais. É o caso da folha de ponto digital, que além de segura, é mais prática, tanto para colaboradores, quanto para o departamento pessoal da empresa.
Além disso, a folha de ponto digital traz diversas vantagens, como a facilidade de acesso aos dados, a possibilidade de integrar com outras ferramentas de gestão e a redução de custos com papel e impressão. Outro benefício é a praticidade para os colaboradores, que podem registrar as horas trabalhadas pelo celular ou computador, sem precisar se deslocar até o local de trabalho. Com a folha de ponto digital, é possível ter um controle mais preciso e eficiente da jornada de trabalho, garantindo mais transparência e segurança para todos os envolvidos.
Porém, ainda existem muitas dúvidas sobre o assunto, e é isso que iremos falar no blog de hoje!
O que é a folha de ponto digital?
A folha de ponto digital é uma versão modernizada e automatizada da folha de ponto tradicional. Via um aplicativo ou software de registro de ponto, tanto os funcionários quanto os gestores podem acessar os dados em tempo real. Essa ferramenta simplifica o controle dos horários de entrada, saída e intervalo dos colaboradores.
A importância da folha de ponto, seja ela digital ou física, é inegável. Ela é o documento que registra os horários em que os colaboradores marcam o ponto, sendo essencial para o cálculo da folha de pagamento. Nada pode ser registrado errado, pois essas informações são fundamentais para garantir que tudo esteja conforme as leis trabalhistas.
Além disso, oferece dados valiosos, como atrasos, ausências e horas extras. Essas informações são essenciais para que o departamento de RH e o setor de DP possam agir conforme as leis trabalhistas e tomar as medidas necessárias.
Portanto, o uso da folha de ponto digital é altamente recomendado para empresas de todos os tamanhos, incluindo as micro e pequenas empresas. Essa ferramenta facilita o controle do ponto dos colaboradores, trazendo mais agilidade e precisão para o processo. Por isso, adotar a folha de ponto digital dá maior controle sobre a jornada de trabalho dos seus colaboradores.
Como funciona a folha de ponto digital?
A folha de ponto digital é uma ferramenta que tem como objetivo controlar a jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. Ela funciona de forma simples e prática, permitindo que os colaboradores registrem seus horários de entrada e saída por meio de um aplicativo ou site.
A principal diferença entre a folha de ponto digital e a comum é a praticidade e segurança oferecidas pela primeira opção. Com a folha de ponto digital, é possível ter acesso aos registros de ponto em tempo real, além de poder gerar relatórios completos sobre a jornada de trabalho dos funcionários.
Sendo assim, não é mais necessário preencher manualmente os horários de entrada e saída em um papel. Basta que o colaborador faça o registro pelo sistema, informando o horário exato em que chegou ou saiu do trabalho.
Além de facilitar o processo de registro, também traz outras vantagens. Por exemplo, ela permite que os gestores tenham acesso em tempo real aos horários de entrada e saída dos funcionários, facilitando o controle da jornada de trabalho e evita possíveis erros ou fraudes.
O que diz a lei?
A CLT propõe diversas exigências para as relações trabalhistas serem justas e transparentes. Conforme o artigo 74 do Decreto Lei n.º 5.452/43 da CLT, no segundo parágrafo, as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a manter um registro com as entradas e saídas dos trabalhadores. Veja o que ela diz:
Secção V
Do quadro de horário
Art. 74. O horário do trabalho constará de quadro, organizado conforme modelo expedido pelo ministro do Trabalho, Indústria e Comércio, e afixado em lugar bem visível. Esse quadro será discriminativo no caso de não ser o horário único para todos os empregados de uma mesma seção ou turma.
§ 1º O horário de trabalho será anotado em registo de empregados com a indicação de acordos ou contratos coletivos porventura celebrados.
§ 2º Para os estabelecimentos de mais de dez empregados, será obrigatória a anotação da hora de entrada e saída, em registos mecânicos, ou não, devendo ser assinalados os intervalos para repouso.
É obrigatório fazer registro da folha de ponto?
Para os estabelecimentos com mais de 10 trabalhadores, é obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Registro de Ponto por Exceção
Com a Lei da Liberdade Econômica, as empresas podem adotar o registro de ponto por exceção. Isso significa a possibilidade de registrar apenas variações na jornada, como atrasos ou horas extras.
Manter o controle diário do ponto é crucial para a transparência das informações e o planejamento estratégico da empresa. Anotar somente as variações, impede a compreensão real da frequência, limitando ações preventivas ou corretivas.
A falta de controle diário expõe a empresa a fraudes no registro e a possíveis processos trabalhistas, além de impedir uma visão clara da realidade operacional.
eSocial e Folha de Ponto
O eSocial trouxe agilidade e digitalização aos processos trabalhistas. No entanto, ele demanda conformidade estrita com a legislação vigente, como o fechamento da folha de ponto dentro do mês civil.
Por exemplo, empresas que fecham sua folha no dia 25 de um mês até o dia 25 do mês subsequente, estão descumprindo a lei. A CLT determina que o dia de pagamento deve ser até o 5.º dia útil de cada mês, ou seja, o mês é contado do dia 1 até o dia 30 ou 31.
A prática de fechar a folha fora do mês civil é ilegal e pode acarretar multas, portanto, é fundamental revisar os processos internos para evitar riscos legais.
Tire suas dúvidas sobre Folha de ponto digital
A Folha de ponto digital é uma ferramenta que veio para facilitar a vida dos colaboradores e das empresas. Com ela, você pode registrar suas horas trabalhadas de forma rápida e prática, evitando o uso de papéis e burocracias desnecessárias.
Se você ainda tem dúvidas sobre como funciona a Folha de ponto digital, fique tranquilo! Estamos aqui para esclarecer tudo para você.
O colaborador é obrigado a assinar a folha de ponto digital?
A resposta é sim, o colaborador é obrigado a assinar a folha de ponto digital. Essa prática é uma forma de comprovar a presença e o cumprimento da carga horária estabelecida em contrato. Além disso, a assinatura da folha de ponto digital é uma responsabilidade do colaborador, assim como outras obrigações previstas em lei.
É importante ressaltar que a recusa em assinar a folha de ponto digital pode acarretar consequências para o colaborador. Inicialmente, ele pode receber uma advertência por descumprimento de normas internas da empresa. Essa advertência serve como um alerta para que o colaborador entenda a importância de cumprir com suas obrigações.
Caso a recusa persista, pode ser necessário adotar medidas mais severas, como o distrato do contrato de trabalho ou até mesmo a demissão por justa causa.
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Quanto tempo deve se guardar a folha de ponto digital?
Conforme as regras estabelecidas para sistemas que registram o ponto eletrônico dos trabalhadores, o Relógio Eletrônico de Ponto (REP) deve imprimir comprovantes que tenham uma durabilidade mínima de 5 anos. Portanto, o ideal é que o trabalhador também guarde esses comprovantes pelo mesmo período.
Manter esses registros por 5 anos é uma prática recomendada, pois permite que tanto o empregador quanto o empregado tenham acesso a essas informações caso seja necessário no futuro. Além disso, é uma forma de garantir a transparência e a segurança dos registros de ponto.
Os funcionários têm acesso à folha de ponto digital?
Sim! Quando a empresa adota sistemas de controle de ponto digital, gerando a folha de ponto online, tanto os funcionários quanto os gestores podem acessar a contabilização das horas a qualquer momento.
Isso se deve à natureza da apuração da jornada de trabalho em tempo real, de maneira automatizada. Antes do fechamento, é viável verificar o saldo de horas e o número de faltas.
No entanto, é importante ressaltar que essa funcionalidade se aplica apenas à folha de ponto digital. Na folha tradicional, não é possível acessar as informações antes do fechamento, somente durante a assinatura do espelho de ponto.
Vantagens e desvantagens da folha de ponto digital
Existem diversas vantagens em adotar uma folha de ponto digital, porém pode não ser a melhor solução para sua empresa. Por isso, vale a pena conferir os prós e contras do ponto digital.
Vantagens
Precisão e Automatização:
A folha de ponto digital proporciona maior precisão no registro das horas trabalhadas, evitando erros comuns da folha de ponto manual. Além disso, a automatização simplifica o processo de registro, diminuindo possíveis equívocos.
Acesso Remoto e Tempo Real:
Funcionários e gestores podem acessar as informações em tempo real, de qualquer lugar. Isso facilita o acompanhamento da jornada e a resolução imediata de possíveis problemas.
Facilidade de Geração de Relatórios:
A geração de relatórios é simplificada na folha de ponto digital, possibilitando uma visão ampla das horas trabalhadas, faltas e horas extras. Esses relatórios são úteis para a tomada de decisões estratégicas e o cumprimento da legislação.
Eliminação de Processos Manuais
A adoção da folha de ponto digital elimina o uso de papéis, modernizando as atividades de fechamento de ponto, evitando planilhas e relatórios impressos.
Desvantagens
Resistência à Mudança e Adoção:
Alguns colaboradores podem resistir à transição para o sistema digital, preferindo métodos tradicionais. A adaptação e a aceitação do novo sistema podem demandar tempo e esforço.
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Assinatura Digital: Adeus à papelada e burocracia! Com a assinatura digital integrada, documentos e registros são facilmente validados, economizando tempo e reduzindo erros.
Cálculo Automático de Percentuais: Deixe os cálculos complicados para nós. Nosso sistema faz automaticamente os cálculos de horas extras, faltas e outros percentuais, garantindo precisão e conformidade.
Marcação de Ponto via Dispositivos Móveis: Com a flexibilidade de marcar o ponto pelo celular ou tablet, seus funcionários podem registrar o horário de trabalho onde quer que estejam, garantindo mais comodidade e precisão nos registros.
Nossa plataforma é intuitiva, fácil de usar e oferece não apenas um registro de horas, mas uma visão detalhada e personalizável do tempo de trabalho de sua equipe.
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Conclusão
A folha de ponto digital revoluciona o controle de horas trabalhadas, oferecendo eficiência e segurança no registro de entrada e saída dos colaboradores. A transição para esse método moderno traz benefícios notáveis, como a precisão e automatização do registro, a acessibilidade em tempo real e a geração simplificada de relatórios.
Apesar das vantagens, desafios surgem na dependência tecnológica e na possível resistência à mudança por parte dos funcionários. Contudo, a legislação trabalhista, como a CLT, estabelece a obrigatoriedade do registro do ponto, fornecendo diretrizes para esse controle, o que é essencial para a conformidade legal.
A transição para o ponto digital pode demandar um investimento inicial significativo, mas oferece benefícios a longo prazo. A eliminação de erros comuns do registro manual, a agilidade na gestão e a transparência na relação de trabalho são pontos favoráveis desse sistema.
A folha de ponto digital permite uma gestão mais eficaz das horas trabalhadas, contribuindo para a conformidade com a legislação e oferecendo uma visão clara e atualizada da presença dos colaboradores. Embora apresente desafios iniciais, a implementação desse método moderno promove uma administração mais eficiente, melhorando a organização e a conformidade das empresas.
