A assinatura eletrônica é um recurso cada vez mais utilizado na era digital, tanto no âmbito pessoal como empresarial. Ela consiste na utilização de métodos eletrônicos para validar a autoria e a integridade de um documento ou transação, substituindo a necessidade de assinaturas manuscritas em papel.
Com a crescente demanda por agilidade e segurança nas transações online, a assinatura eletrônica vem se tornando uma ferramenta essencial para empresas de diferentes setores e tamanhos.
Por fim, demonstrarei as principais características da assinatura eletrônica, seus diferentes tipos, suas vantagens e desvantagens, bem como sua regulamentação em diferentes países.
O que é a assinatura eletrônica e como surgiu?
A assinatura eletrônica é um mecanismo utilizado para validar a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos, substituindo a necessidade de assinaturas manuscritas em papel. Ela surgiu em meados da década de 1990, com o crescimento do comércio eletrônico e a necessidade de garantir a segurança e a autenticidade de transações realizadas online.
Nos Estados Unidos, em 2000, foi promulgado o Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN), estabelecendo a primeira legislação sobre o assunto. Essa lei reconheceu as essas assinaturas como válidas e legalmente vinculativas, se forem utilizados métodos de identificação e autenticação confiáveis.
A partir desse marco legal, se tornou uma ferramenta cada vez mais utilizada em todo o mundo, permitindo a realização de transações online de forma mais ágil e segura. Hoje em dia, diversos setores como financeiro, jurídico, governamental, entre outros, amplamente utilizam essa tecnologia.
O que diz a lei no Brasil sobre assinatura eletrônica?
No Brasil, é regulamentada pela Lei n.º 14.063/2020, que entrou em vigor em outubro de 2020 e revogou a Medida Provisória n.º 2.200-2/2001. Ao utilizarem métodos de identificação e autenticação seguros e confiáveis, as assinaturas eletrônicas em diferentes tipos de documentos e transações possuem validade jurídica, estabelecida pela nova lei.
A lei brasileira reconhece três tipos de assinaturas eletrônicas: simples, avançada e qualificada.
Sendo assim, a assinatura eletrônica simples é aquela que utiliza dados associados ao signatário, como nome de usuário e senha, para validar a autenticidade do documento.
Já a avançada utiliza certificados digitais para atestar a identidade do signatário e garantir a integridade do documento.
Por fim, a assinatura qualificada é aquela que utiliza certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
A nova lei também estabelece a obrigação de que os prestadores de serviços de assinatura eletrônica sejam credenciados pelo ITI, para garantir a segurança e a confiabilidade dos serviços prestados.
Além disso, ela prevê a criação do Sistema Nacional de Assinaturas Eletrônicas (SINAE), cujo objetivo será centralizar e unificar os registros de assinaturas eletrônicas utilizadas em diferentes órgãos e entidades da Administração Pública.
Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Embora muitas vezes sejam utilizados como sinônimos, a assinatura digital e a eletrônica são conceitos diferentes, embora relacionados.
A assinatura digital é uma forma específica de assinatura eletrônica que utiliza criptografia de chave pública para atestar a autenticidade e a integridade de um documento ou transação eletrônica. Ela utiliza um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, que garante a identidade do signatário e a integridade do documento.
Já a assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, que abrange diferentes formas de validação de documentos e transações eletrônicas. Ela pode ser realizada por meio de diferentes tecnologias, como senhas, biometria, reconhecimento de voz, entre outras. Enquanto a assinatura digital é uma forma específica de assinatura eletrônica, a eletrônica engloba uma variedade de métodos e tecnologias para validar a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos.
Em resumo, toda assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital. A escolha entre uma ou outra dependerá das necessidades e da natureza do documento ou transação em questão.
Qual a vantagem de se utilizar a assinatura eletrônica?
Existem diversas vantagens em utilizar a assinatura eletrônica em substituição à assinatura física. Algumas dessas vantagens incluem:
- Agilidade: A assinatura eletrônica possibilita que se assinem documentos em questão de segundos. Com isso, não existe necessidade de imprimir, assinar, escanear e enviar documentos físicos.
- Redução de custos: com a eliminação de documentos físicos, impressão e envio, há uma redução significativa de custos para a empresa.
- Segurança: a tecnologia de criptografia utilizada na assinatura eletrônica garante a autenticidade e integridade do documento, impedindo fraudes e garantindo a validade jurídica.
- Facilidade de uso: a ferramenta também pode ser realizada por meio de um dispositivo eletrônico com acesso à internet. Com isso, exclui a necessidade de deslocamentos ou comparecimento físico para a assinatura de documentos.
- Sustentabilidade: Por fim adoção da ferramenta contribui para a redução do consumo de papel e a diminuição do impacto ambiental.
Por essas e outras razões, a utilização da assinatura eletrônica tem se tornado cada vez mais comum em empresas de diversos setores trazendo modernidade, praticidade e eficiência para os processos empresariais.
Quais áreas das organizações podem se beneficiar dessa tecnologia?
A assinatura eletrônica é uma tecnologia que pode trazer benefícios para diversas áreas das organizações. Algumas das áreas que podem se beneficiar incluem:
- Financeiro:É possível utilizar a assinatura eletrônica para validar contratos de empréstimos, financiamentos, aplicações financeiras, entre outros.
- Jurídica: Os documentos utilizados no âmbito jurídico, como contratos, petições e procurações, podem ser validados através do seu uso.
- Recursos humanos: Outro setor que pode utilizar, como, por exemplo, para validar contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, aditivos contratuais, entre outros documentos.
- Vendas: As empresas podem usar a ferramenta para validar contratos de vendas, propostas comerciais, cotações e outros documentos.
- Compras: Além das vendas, as empresas podem utilizar essa tecnologia para validar contratos de fornecimento, cotações, pedidos de compras, entre outros documentos.
- Governamental: Por fim, as autoridades governamentais podem utilizar essa tecnologia para validar documentos de licitação, contratos públicos, certidões, entre outros documentos utilizados no âmbito governamental.
Por fim, assinatura digital pode agilizar os processos seletivos de sua organização, o blog da Luandre, fez um artigo falando sobre as preferências dos candidatos no processo seletivo, vale a pena conferir!
É possível assinar eletronicamente a folha ponto?
Sim, a folha ponto pode ser assinada eletronicamente por meio da tecnologia de assinatura eletrônica. A adoção dessa ferramenta para validar as folhas ponto traz diversas vantagens para as empresas, como a redução de custos e a eliminação de erros e fraudes.
Com essa ferramenta, é possível garantir a autenticidade e a integridade das informações contidas nas folhas ponto. Pois, uma vez que a tecnologia utiliza criptografia para atestar a identidade do signatário e a integridade do documento. Além disso, oferece mais agilidade e facilidade para o processo de validação das folhas ponto, eliminando a necessidade de documentos físicos.
Vale ressaltar que, para ser considerada válida e legalmente aceita, é necessário seguir as normas e padrões definidos pela legislação brasileira, como a Medida Provisória n.º 2.200-2/2001 e a Lei n.º 14.063/2020. É importante que as empresas estejam cientes das exigências legais para garantir a validade jurídica das folhas ponto assinadas eletronicamente.
O que a portaria 671 regula sobre assinatura eletrônica?
A Portaria n.º 671, de 13 de julho de 2020, regula o uso da assinatura eletrônica em documentos produzidos no âmbito do Ministério da Economia. A portaria estabelece os padrões e requisitos mínimos para a utilização da ferramenta, visando garantir a segurança, a integridade e a validade jurídica dos documentos.
Entre as principais disposições da portaria, destaca-se a definição de três níveis de segurança para a assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. Cada nível de segurança requer diferentes procedimentos e elementos de autenticação para garantir a validade e a segurança da assinatura.
Além disso, a portaria n.º 671 também estabelece requisitos técnicos para a geração e a verificação dessa assinatura eletrônica, bem como define os procedimentos para a emissão, a revogação e a renovação de certificados digitais.
Vale destacar que a portaria é aplicável somente aos documentos produzidos no âmbito do Ministério da Economia. Outros órgãos e empresas podem adotar procedimentos e padrões diferentes para a utilização da ferramenta, se corresponderem com as normas e leis brasileiras sobre o assunto.
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Como observamos, a assinatura eletrônica já é uma tecnologia concretizada e regulamentada, que pode ajudar muito as organizações. A MarQ. não oferece apenas uma solução para seu controle de ponto, como também oferece as mais diversas ferramentas para facilitar a vida do seu RH e Departamento Pessoal.
Uma dessas ferramentas, é a assinatura digital, onde o colaborador pode estar assinando seus documentos digitalmente, comprovando assim, a ciência do trabalhador de suas horas computadas e como isso afeta sua folha de ponto.
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Conclusão
Em suma, a assinatura eletrônica apresenta-se como uma solução eficiente e segura para diversas áreas empresariais. Pois, além de garantir agilidade, redução de custos, também elimina a necessidade de documentos físicos. A legislação é clara quanto as normas para a adoção da ferramenta, incluindo a Portaria n.º 671/2020 que estabelece padrões seu uso.
Com a adoção da assinatura eletrônica, empresas podem desfrutar de uma série de benefícios, desde a redução de erros e fraudes até a melhoria da produtividade e eficiência dos processos. As empresas devem seguir todas as normas e requisitos legais para garantir a validade e segurança jurídica dos documentos assinados eletronicamente. Além disso, tenha cautela antes de adotar essa tecnologia.
Por fim, a utilização da assinatura eletrônica é um passo importante na transformação digital das empresas. Além disso, traz modernidade e praticidade aos processos, além de contribuir para um ambiente mais sustentável e tecnológico.
