Um dos principais recursos de uma empresa atualmente é o tempo. Sim, o tempo. Afinal, com um mercado de trabalho cada vez mais competitivo, consumidores cada vez mais informados e exigentes em relação àquilo que consomem.

As empresas são desafiadas a agilizar processos e entregar resultados de qualidade sempre no menor tempo possível.

E isso exige muito planejamento e organização de todas as equipes que estão envolvidas no desenvolvimento do seu negócio. Quanto maior a demanda, maior deve ser a otimização do tempo. E é aí que entra a importância do apontamento de horas.

Antes de mais nada, você lembra quanto tempo sua empresa levou para concluir o último projeto? Assim de memória, você talvez não saiba. Mas, graça ao método do apontamento de horas é possível  descobrir essa informação.

Se você quer saber mais sobre isso, está no lugar certo! Aqui falaremos sobre como funciona esse método de gerenciamento do tempo e o quanto ele pode ser útil para sua produtividade.

O que é apontamento de horas

O apontamento de horas é o processo que mostra quanto tempo está sendo usado em cada tarefa e projeto. Costuma ser a forma mais prática e simples de identificar onde o tempo de trabalho é investido.

Ele permite que você, gestor, acompanhe com mais precisão quanto tempo os colaboradores estão levando para cumprir suas tarefas durante a jornada de trabalho.

Esse modelo de acompanhamento de horas também é valioso para os trabalhadores. Ela permite que todos tenham um panorama das atividades que demandam mais tempo e das tarefas que podem ser concluídas com rapidez.

Isso ajuda os profissionais a mapear melhor suas rotinas de trabalho e otimizar as tarefas ao longo dos dias.

Como funciona 

Para realizar o apontamento de horas, é preciso que todos os funcionários da empresa anotem a hora exata em que começaram a realizar uma determinada atividade ou projeto.

Quando a tarefa for finalizada, os profissionais devem anotar, então, o horário em que a terminaram, criando, desta forma, um histórico de horas que foram investidas em determinada demanda.

Esse processo pode ser feito tanto de forma manual quanto por meio de softwares integrados ao sistema de controle de ponto, como a MarQ por exemplo.

Com o nosso sistema é possível controlar as atividades externas dos seus colaboradores, trazendo a relação de tempo dedicado a determinado local e quais atividades foram realizadas. Tudo isso,  graças a nossa ferramenta check-in.

A partir dessas informações, você e os outros gestores poderão analisar se um funcionário está levando muito tempo para realizar um projeto, e o que pode ser feito para ajudá-lo a ter uma melhor gestão sobre todos os seus deveres diários.

Além disso, este apontamento também pode ser usado como forma de contabilizar todas as horas trabalhadas pelos colaboradores.

Mas afinal, por que sua empresa deve se preocupar em saber esse tempo gasto por cada funcionário em suas tarefas? Vamos descobrir.

Por que a sua empresa deve fazer apontamento de horas? 

A rotina em muitas empresas pode se tornar extremamente cansativa devido à grande quantidade de tarefas e projetos a serem entregues. Se não houver o mínimo de organização, com certeza muitas dessas atividades poderão sofrer atrasos ou até mesmo terem erros.

Por isso, o apontamento de horas é tão importante. É por meio dele que você conseguirá mensurar se os colaboradores estão conseguindo lidar com as demandas da organização, e o que pode ser feito para otimizar o tempo de cada funcionário.

Benefícios do apontamento de horas

Agora, vamos te mostrar alguns dos principais benefícios que essa prática pode trazer para o dia a dia de qualquer negócio, especialmente daqueles que desejam reduzir custos e aumentar a produtividade interna.

Mensuração de demandas

O principal objetivo de fazer o apontamento de horas é mensurar quanto tempo é necessário para desenvolver certas atividades e identificar possíveis melhorias para otimizar as rotinas de cada colaborador.

A partir dessa mensuração, é possível identificar se a otimização de tarefas deve ser feita através da redistribuição de demandas, da contratação de mais mão de obra, da exclusão de tarefas similares, etc.

Redução de custos 

O apontamento também permite que os gestores acompanhem quantas horas extras e saldos de horas no banco de horas cada colaborador tem.

Esse panorama ajuda os gestores a entenderem situações de muitas horas extras, por exemplo, que tendem a aumentar os valores da folha de pagamento, e otimizarem as jornadas de trabalho para reduzir a necessidade dos funcionários em trabalharem além do horário normal.

Antecipar imprevistos nas tarefas

Os gestores que já implementaram o apontamento de horas entre suas equipes conseguem prever possíveis imprevistos ao longo do caminho.

O apontamento de horas também facilita a solução de problemas relacionados à demanda de trabalho, permitindo que todos se reorganizem, de acordo com suas possibilidades, para alocar mais recursos nas tarefas necessárias.

Melhoria no planejamento interno

Quando o apontamento de horas torna-se uma rotina comum na empresa, é possível melhorar o planejamento de todas as frentes que envolvem o desenvolvimento do negócio.

Isso acontece porque o apontamento oferece um quadro muito claro de quanto tempo é necessário para que cada etapa do processo da entrega de um serviço seja concluída, quantas atividades cada colaborador consegue cumprir por dia, quais imprevistos podem ser antecipados, e muito mais.

Produtividade 

A produtividade não está relacionada ao tempo da jornada de trabalho. Isso porque é fácil que um colaborador se distraia durante o dia a dia e passe pouquíssimo tempo realmente focado em suas atividades. Com o apontamento de horas fica mais fácil visualizar a real produtividade das pessoas e o tempo de foco em cada tarefa. 

Por falar em produtividade, leia nosso artigo sobre ‘’Produtividade do RH: 5 passos para aumentar’’.

 

Qual a diferença entre apontamento de horas e jornada de trabalho? 

Sabemos que, num primeiro momento, o conceito do apontamento de horas pode ser parecido com o controle de jornada de trabalho. No entanto, as duas coisas são bem diferentes!

Veja bem, o controle de jornada de trabalho consiste em acompanhar os horários de entrada, intervalos intrajornada e saída dos funcionários de uma empresa, de modo a registrar sua assiduidade no trabalho, suas faltas, etc.

Ele nos ajuda a controlar a frequência dos funcionários e a garantir que sua empresa esteja dentro da legislação. 

Esse é o papel do sistema de ponto eletrônico como a MarQ, ele garante que a sua empresa está cumprindo a legislação e consegue identificar a frequência dos funcionários.

Isso inclui, as faltas, atrasos, horas estendidas, licenças e diversos outros acontecimentos relacionados à jornada que toda empresa precisa ficar de olho. 

Já o apontamento de horas consiste no registro mais detalhado daquilo que é feito durante a jornada de trabalho dos funcionários. Em outras palavras, o apontamento de horas é aquele que indica como o tempo da jornada de trabalho é usado pelo colaborador..

Nesse sentido, as empresas que fazem o apontamento de horas juntamente com o controle de jornada de trabalho podem se beneficiar muito das informações coletadas. Afinal, terão em mãos dados referentes a todos os pontos da jornada de trabalho dos colaboradores.

Aqui na MarQ podemos te ajudar a dar início a esse processo com nosso sistema de controle de ponto online. Você pode testar nossa solução gratuitamente durante 7 dias clicando aqui.

Conclusão

O apontamento de horas é um método extremamente eficaz para analisar o tempo exato que seus funcionários levam para desempenharem suas tarefas. 

Com o apontamento de horas, você pode saber o tempo real que o projeto levará e não precisar correr contra o tempo, mas sim usá-lo a seu favor. O resultado é de  entregas mais otimistas e prazos reais, não precisando sobrecarregar a equipe. 

Além disso, conforme falamos mais acima, você terá uma maior noção sobre a operação inteira, podendo identificar os gargalos, as sobrecargas e quais etapas estão fluindo bem.

E então, vai adotar o apontamento de horas daqui por diante? Neste texto você viu que só tem a ganhar. 

Afinal, produtividade é algo que toda empresa busca em seu dia a dia, e com esse tipo de técnica a sua com certeza conseguirá alcançá-la!

Ter este sistema integrado a um controle de ponto moderno e completo como o da MarQ é uma ótima forma de otimizar este processo e trazer maior segurança no registro dos horários. 

Além disso, nossa ferramenta de check-in auxilia no controle de atividades externas dos seus colaboradores, trazendo a relação de tempo dedicado a determinado local e quais atividades foram realizadas.

Entre em contato com um dos nossos consultores e descubra como nossa tecnologia pode facilitar o cotidiano da sua empresa!