É importante que a empresa guarde esses documentos por cinco anos a fim de evitar processos trabalhistas. Diversas empresas utilizam a folha de ponto para registrar os horários de entrada e saída do trabalhador. Confira como preencher a folha de ponto e evitar processos trabalhistas.
Diversas empresas utilizam a folha de ponto para registrar os horários de entrada e saída do trabalhador. Esse controle é necessário para cumprir as leis trabalhistas, evitar atrasos e fazer o acompanhamento das horas extras. Dessa maneira, tanto a empresa quanto o funcionário se beneficiam da utilização da folha de ponto, pois ela proporciona proteção para ambas as partes.
Mas afinal, será que você está preenchendo a folha de ponto corretamente? Confira sobre o que falaremos hoje:
O que é a folha de ponto?
A folha de ponto é um documento que contém todas as informações relevantes sobre a jornada de trabalho dos funcionários, como registros de entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras.
Esse documento desempenha um papel fundamental no cálculo preciso da folha de pagamento pelo departamento pessoal. Também, a folha de ponto é individual e contribui para a transparência nas relações trabalhistas.
Além de sua função administrativa, a folha de ponto assume um papel de destaque na transparência das relações trabalhistas. Ao fornecer uma comprovação formal do cumprimento dos horários de trabalho, ela assegura a confiança entre empregadores e empregados. É válido ressaltar que, em situações de auditorias ou processos trabalhistas, a folha de ponto tem valor jurídico e pode ser um elemento crucial para respaldar a empresa e seus colaboradores.
Para preencher corretamente a folha de ponto, é fundamental seguir algumas diretrizes. Primeiramente, garantir que cada funcionário registre com precisão suas entradas e saídas, bem como comunicar quaisquer faltas ou atrasos.
Ademais, é imprescindível que os responsáveis pela gestão do controle de ponto estejam devidamente treinados para lidar com questões relativas a essa documentação, mantendo-a organizada e acessível aos órgãos competentes quando necessário.
Com a ascensão das tecnologias de gestão de recursos humanos, muitas empresas estão migrando para sistemas de controle de ponto eletrônico, proporcionando mais segurança e eficiência na coleta dos dados.
O que diz a lei?
As legislações trabalhistas regem o preenchimento correto e a manutenção da folha de ponto para garantir a transparência nas relações empregatícias. No Brasil, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a principal legislação que aborda esse tema.
Segundo a CLT, a folha de ponto é um documento obrigatório para empresas que possuem mais de dez funcionários, sendo necessária a sua anotação em todas as atividades, inclusive em casos de trabalho em regime de teletrabalho ou home office.
A lei determina que a folha de ponto deve conter informações precisas e completas sobre o horário de entrada e saída de cada empregado, além de registros de intervalos para descanso e refeições. Qualquer alteração no horário de trabalho, como horas extras, faltas ou atrasos, também deve ser corretamente anotada.
Além disso, é fundamental que a folha de ponto seja devidamente assinada pelo funcionário e pelo empregador, evidenciando a ciência e concordância mútuo em relação aos registros de jornada.
A empresa deve arquivar a folha de ponto por, no mínimo, cinco anos, conforme estabelecido pela CLT. Isso é necessário para que a documentação esteja disponível em casos de auditorias trabalhistas ou para responder a possíveis processos judiciais relacionados a questões de horas extras, salário, ou outros aspectos trabalhistas.
As empresas podem adotar sistemas eletrônicos para registro do ponto, desde que esses sistemas atendam aos requisitos de segurança e integridade das informações, como permitido por lei.
Quais horários devo marcar na folha de ponto?
Ao contrário do que muitas empresas pensam, o preenchimento da folha de ponto do trabalhador não se limita apenas aos horários de entrada e saída. Confira tudo o que precisa estar registrado nesse controle:
- Horários de entrada e saída;
- Horário dos intervalos para almoço;
- Horário de saída em horário diferente e/ou inesperado. Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?
Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?
A folha de ponto abrange todos os tipos de registro de jornada, sejam eles manuais, eletrônicos ou mecânicos.
Por outro lado, o AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) são os arquivos gerados pelos sistemas REPs (Registradores Eletrônicos de Ponto) e pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP).
A extinta Portaria 1510 estabeleceu o AFD como um comprovante de todos os registros de jornada realizados pelos colaboradores. O REP gerava esse arquivo, e os dados contidos nele não podiam ser modificados.
Posteriormente, a Portaria 671 introduziu o AEJ como substituto do ACJEF, que era previsto na antiga Portaria 1510. O PTRP gera esse arquivo, que unifica todas as informações relacionadas à jornada dos colaboradores.
Qual é o tempo de tolerância da folha de ponto?
As variações de cinco minutos para mais ou para menos não entram no cálculo de hora extra, ainda assim, é importante que o funcionário registre exatamente o seu horário de entrada e saída.
Como exemplo, consideremos um funcionário que cumpre o horário das 9h às 18h. Se o funcionário entra às 8h56 em um determinado dia, esses quatro minutos não são contabilizados como horas extras, pois não ultrapassam cinco minutos.
No entanto, se ele sair às 18h06 no mesmo dia, esses seis minutos são considerados, juntamente com os quatro minutos do horário de entrada, para o cálculo das horas extras.
Quem deve preencher a folha de ponto?
O registro da jornada de trabalho deve ser feito pelo funcionário, sendo importante que ele receba uma orientação clara por parte do responsável pelo setor de Recursos Humanos da empresa.
Todos os meses, o documento de espelhamento deve ser entregue para o empregado assinar, pois só assim será validado pela Secretaria de Trabalho.
É importante que a empresa guarde esses documentos por cinco anos a fim de evitar processos trabalhistas.
Informações essenciais para o preenchimento correto da Folha de Ponto
O preenchimento correto da folha de ponto é crucial para garantir a precisão dos registros de jornada de trabalho dos funcionários e evitar problemas legais. Para isso, é fundamental que a folha de ponto contenha informações essenciais que reflitam fielmente as horas trabalhadas por cada colaborador.
- Nome do funcionário: O primeiro dado na folha de ponto é o nome completo do funcionário. Essa informação é básica, mas extremamente importante para identificar de forma clara e inequívoca a quem se refere o registro de horários.
- Data: A data deve ser registrada de forma completa e correta para cada dia trabalhado. Esse dado é fundamental para o cálculo preciso das horas trabalhadas e para fins de controle administrativo e legal.
- Horário de entrada e saída: O registro do horário de entrada e saída é o cerne da folha de ponto. Deve-se anotar de forma precisa o horário em que o funcionário inicia e encerra sua jornada diária.
- Intervalo para refeição: É imprescindível registrar o horário de início e término do intervalo para refeição, caso esteja previsto na jornada de trabalho. A empresa considera esse registro relevante para calcular as horas trabalhadas e respeitar os períodos de descanso previstos em lei.
- Horas extras e banco de horas: Caso o funcionário tenha realizado horas extras ou trabalhado além da jornada regular, é fundamental registrar esses períodos de forma clara e com a devida identificação.
- Faltas e licenças: também deve devidamente registrar qualquer falta, licença ou ausência do colaborador na folha de ponto. Essas informações são fundamentais para o cálculo do salário e o cumprimento das obrigações trabalhistas.
- Assinatura do funcionário e do responsável: O funcionário e o responsável pela gestão do controle de ponto devem assinar a folha de ponto ao final de cada período de registro.
Quais são os benefícios do controle de ponto?
Apesar de não ser obrigatória para todas as empresas, essa é uma segurança para o empregador, que tem como comprovar que as leis trabalhistas estão sendo cumpridas.
Caso a empresa seja intimada por um processo trabalhista, ela terá meios para comprovar sua inocência. Sem o controle da folha de ponto, é a palavra do empregador contra a do trabalhador.
A folha de ponto tem a vantagem de ser de baixo custo, sendo o método mais barato entre todas as opções disponíveis e o mais viável para novas empresas, mas não necessariamente o mais efetivo. Conforme a empresa cresce, a administração precisa tomar cuidado para evitar prejuízos para o estabelecimento.
Quais são as desvantagens desse controle de ponto?
Apesar de ser essencial para o controle da empresa, a folha de ponto apresenta algumas desvantagens e preocupações em comparação a outros métodos, como o controle de ponto eletrônico. Confira quais são:
- Não possui exatidão no controle;
- Facil alteração no horário;
- Erros de preenchimento podem ser mais frequentes;
- Controle de horas é manual.
Alternativa para a folha de ponto: MarQponto!
É sabido que controlar o horário de entrada e saída dos funcionários pode ser complicado. Por isso, existem tecnologias que ajudam nesse controle e até mesmo no cálculo de horas extras. É o caso do controle de ponto eletrônico, que garante a exatidão do registro e garante o cálculo automático das horas do trabalhador.
A MarqPonto é uma ótima solução para você que não quer cometer erros na hora de fechar a folha de pagamento e que possui uma tecnologia de ponta, com valores acessíveis. Oferecemos um sistema de controle de ponto eletrônico online que permite o registro e a gestão da jornada de trabalho dos seus funcionários por meio de aplicativo para Android, IOS e interface web. Fácil, né?
Dessa maneira, você pode gerenciar e fechar a sua folha de ponto de uma forma segura e com pelo menos 80% de agilidade do que se fizesse isso de forma manual. Ficou interessado e quer modernizar o controle de ponto da sua equipe? Teste o nosso sistema gratuitamente. Saiba mais sobre o nosso serviço:
E em caso de home office ou horário flexível?
O avanço tecnológico e a evolução das relações trabalhistas têm proporcionado novas formas de trabalho, como o teletrabalho e as escalas flexíveis. Essas modalidades trazem benefícios tanto para as empresas quanto para os colaboradores, mas também impõem desafios específicos ao preenchimento da folha de ponto.
No caso do trabalho remoto, é fundamental garantir um controle eficiente e preciso da jornada de trabalho dos funcionários. Com a ausência de um local físico para marcar o ponto, torna-se imprescindível a adoção de ferramentas tecnológicas que permitam o registro das horas trabalhadas de forma remota e segura.
Uma opção para o preenchimento da folha de ponto em trabalho remoto é a utilização de aplicativos ou sistemas online de registro de ponto. Essas soluções permitem que o colaborador registre suas entradas e saídas de qualquer lugar, por meio de dispositivos como smartphones, tablets ou computadores. Além disso, muitos desses sistemas contam com recursos de geolocalização e autenticação biométrica, garantindo a veracidade dos registros.
Já para as empresas que adotam escalas flexíveis, o desafio reside em registrar as variações na jornada de trabalho de cada funcionário de forma precisa. As regras sobre como gerir a flexibilidade e quais formas de compensação de horas são aceitáveis são importantes nesse cenário.
Para as empresas que operam com ambas as modalidades, o trabalho remoto e a escala flexível, a integração de sistemas de controle de ponto com soluções de gestão de recursos humanos é uma estratégia recomendada. Essa integração possibilita uma visão holística das jornadas de trabalho dos colaboradores, facilitando o monitoramento, a apuração de horas extras e a gestão das informações para o cálculo de folha de pagamento.
Conclusão
Em conclusão, a folha de ponto é uma ferramenta essencial para o controle e a gestão adequada da jornada de trabalho dos funcionários, sendo regida por legislações trabalhistas, como a CLT, para garantir a conformidade com as normas e evitar possíveis processos trabalhistas.
Ao preencher corretamente a folha de ponto, as empresas asseguram a transparência nas relações trabalhistas, fornecendo comprovação formal do cumprimento dos horários de trabalho. Isso contribui para a confiança e harmonia entre empregadores e colaboradores, evitando conflitos futuros.
É fundamental que os responsáveis pela gestão do controle de ponto estejam capacitados e atualizados em relação às diretrizes legais, mantendo os registros organizados e acessíveis para eventuais auditorias ou demandas judiciais.
Embora a folha de ponto manual apresente algumas desvantagens, como possíveis erros de preenchimento e dificuldades no controle preciso, a tecnologia oferece alternativas eficazes, como o controle de ponto eletrônico. Esses sistemas proporcionam maior precisão, agilidade e segurança na coleta de dados, facilitando a tarefa de fechar a folha de pagamento.
Uma excelente opção é o uso da MarqPonto, uma solução moderna e acessível de controle de ponto eletrônico. Com essa ferramenta, a empresa pode gerenciar e registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de forma segura e prática.
